Volgens de website van de Microsoft Project-gebruikersgroep is projectbeheer een activiteit waarbij geplande delen van een project worden omgezet in een logische volgorde. Het project wordt vervolgens beheerd zodat een project op tijd en binnen het budget wordt voltooid. Projectbeheer kan worden gebruikt voor de ontwikkeling van een nieuw product of een nieuwe dienst.
Definitie
Een project moet worden gedefinieerd zodat het projectteam samenwerkt als een samenhangende groep en zodat degenen die middelen toewijzen aan het project weten wat te verwachten. Volgens de website Spotty Dog bevat de projectdefinitie een beschrijving van wat het doel van het project is en welke voordelen aan het project worden ontleend. Een ander onderdeel is om de scope van het project te definiëren. Projectomvang identificeert wat wel en niet zal worden opgenomen in een project. Als er bijvoorbeeld een project is om de efficiëntie van een productiebedrijf met locaties wereldwijd te bestuderen, kan de projectomvang worden gedefinieerd als alleen het bestuderen van de efficiëntie van locaties in de VS.
Nadering
Een lijst met stappen om de stappen in een project te voltooien, moet worden ontwikkeld met een geschatte start- en einddatum voor elke stap. Bovendien moet de te leveren hoeveelheid voor elke stap worden vermeld. Een deliverable is het resultaat van een stap. Als een stap bijvoorbeeld het rapporteren van bevindingen en aanbevelingen zou zijn, zou het resultaat voor die stap een bevindingenrapport en een aanbevelingenrapport kunnen zijn. Naast taken moet de onderlinge relatie tussen elke taak en de andere worden gespecificeerd. Als het begin van een taak bijvoorbeeld afhankelijk is van de voltooiing van een andere die moet worden opgemerkt. Een ander belangrijk concept bij het in kaart brengen van de taken is het concept van het kritieke pad. Volgens de site Project Management Knowledge is het kritieke pad de reeks taken die gelijk is aan het kalendertijdschema voor het voltooien van de kalender van het project. Een projectmanager besteedt veel aandacht aan taken die langs het kritieke pad lopen, omdat als een van die taken wordt uitgesteld, er meer agendatijd nodig zal zijn om het project te voltooien.
Staffing
Een deel van de personele bezetting van een project is de selectie van een projectsponsor. Een projectsponsor is een uitvoerend manager op hoog niveau die verzekert dat het project wordt aanvaard door anderen in de organisatie, alle politieke problemen behandelt die zich voordoen en het project met anderen in de organisatie verdedigt. De mensen die aan een project zijn toegewezen, zijn cruciaal voor het succes ervan. Er moet een projectmanager worden geselecteerd die sterk georganiseerd is, over de vaardigheden beschikt om leden van het team te managen en over voldoende technische kennis beschikt van de gebieden die het project behandelt om het projectplan en de lopende activiteiten te begrijpen. Leden van het projectteam moeten worden geselecteerd op basis van vereiste vaardigheden, bijvoorbeeld voor een softwareontwikkelingsproject, een staflid met ervaring in het testen van software en kwaliteitscontrole.
Projectbesturing
Om effectief het project te beheersen, is een tool die vaak wordt gebruikt projectmanagementsoftware. Deze software volgt de geplande en daadwerkelijke voltooiing van projecttaken en de impact van late taken op de algehele voltooiing van het project. Zulke software volgt vaak ook actuele uitgaven tegen geplande uitgaven.
