Investeerders, financiële analisten en crediteuren beoordelen de balansen van bedrijven om beslissingen te nemen met betrekking tot leningen of investeringen in die bedrijven. Terwijl een bedrijf zijn balans voorbereidt, verzamelt het een verscheidenheid aan rekeningsaldi, waaronder activarekeningen, aansprakelijkheidsrekeningen en aandelenrekeningen. Dit zijn permanente accounts met saldi die oneindig doorgaan. De balans geeft een beeld van de financiële positie van de onderneming vanaf de datum - meestal het einde van de verslagperiode - die op het financiële memorandum wordt vermeld. Terwijl het bedrijf deze verklaring voorbereidt, loopt de accountant soms ontbrekende cijfers tegen die moeten worden vastgesteld.
Bereken de totale activa. Het totale vermogen op de balans moet gelijk zijn aan het totaal van de verplichtingen en de aandelenrekeningen van de eigenaar. Controleer elke activarekening die op de huidige balans is opgenomen en bereken de totale waarden.
Voeg de totale verplichtingen en de aandelenrekeningen van de eigenaar toe. Identificeer elke aansprakelijkheidsrekening en de aandelenrekening van elke eigenaar die op de huidige balans is vermeld.
Zoek het verschil tussen de totale activa en het totaal van de verplichtingen plus het eigen vermogen. Dit bepaalt het bedrag van de discrepantie tussen de activa en het totaal van verplichtingen en eigen vermogen.
Bekijk het aangepaste proefbalans. Het aangepaste proefbalans biedt de saldi voor elk account vanaf de laatste dag van de boekhoudperiode. Dit omvat zowel balansrekeningen als niet-balansrekeningen. Markeer elk account dat op de balans moet verschijnen en negeer elk account dat daar niet zou moeten verschijnen.
Identificeer activa, passiva of vermogensrekeningen die ontbreken op de balans. Bekijk de gemarkeerde accounts om te bepalen of ze in aanmerking komen als activa, verplichtingen of aandelenrekeningen. Vergelijk deze rekeningen met die op de huidige balans. Markeer alle accounts die niet op de balans staan.
Herzie de balans om de rekeningen op te nemen die zijn genoteerd op de aangepaste proefbalans.
Waarschuwing
Andere fouten dan ontbrekende nummers kunnen voorkomen in de balans. De balans kan zelfs in evenwicht zijn. Als de boekhouder fouten maakt bij het vastleggen van een transactie, volgt deze fout door naar de jaarrekening. Als de accountant bijvoorbeeld een transactie codeert als verzekeringsuitgave wanneer deze gecodeerd had moeten zijn als Prepaid-verzekering, zal de balans een fout bevatten, hoewel deze nog steeds in evenwicht is.
