Eventmanagement omvat het toepassen van projectmanagementpraktijken voor het ontwerpen, plannen en coördineren van speciale gelegenheden zoals feesten, fondsenwervers, sportactiviteiten en andere zaken. Afhankelijk van de grootte van het evenement, worden informatiesystemen (computersoftware die typisch bestaat uit een gegevensrepository en gebruikersinterface om de gegevens te manipuleren) gebruikt om personeel en middelen bij te houden.
Geschiedenis
De event management industrie is enorm gegroeid in de afgelopen 50 jaar, omdat evenementen niet langer uitsluitend in grote steden worden gehouden. Sinds 1949 heeft de Liaison Council van de Conventie hulpmiddelen en programma's voor professionals in de industrie beschikbaar gesteld. Het 'Accepted Practices Exchange'-initiatief heeft sinds 1997 gewerkt aan de ontwikkeling van relevante normen. De Technology Advisory Council streeft met name naar het ontwikkelen van standaardformulieren en protocollen voor informatie-informatiesystemen voor evenementen. Door compatibiliteit tussen systemen te garanderen, bevorderen deze standaarden de efficiëntie. Ooit was het een relatief ongereguleerd beroep en het evenementmanagement is nu zelfs een studierichting bij universiteiten die certificaat- en diplomaprogramma's aanbieden. Deze programma's bieden gespecialiseerde instructies over vaak gebruikte eventmanagementinformatiesysteem-taken die vele plannings- en logistieke functies automatiseren.
Functie
Een informatiesysteem voor evenementenbeheer is ontworpen om het bijhouden van personeel en middelen voor het uitvoeren van evenementen te vergemakkelijken. Meestal is het hoofddoel ervan planning en registratieondersteuning te bieden. Daarnaast bieden andere functies de mogelijkheid om aan de personeelseisen te voldoen voor beschikbaarheid van evenementpersoneel. Het systeem houdt ook de kosten en uitgaven bij. Na het evenement produceert het systeem rapporten voor administratief personeel. Met informatiesystemen voor evenementenbeheer kunnen planners processen en technologie gebruiken om activiteiten te coördineren die resulteren in een goed georganiseerd evenement.
Kenmerken
Met behulp van gespecialiseerde software en hardware om informatie en gegevens te manipuleren met behulp van gespecificeerde procedures, bieden event management informatiesystemen eventmanagers de informatie die ze nodig hebben om een competitieve voorsprong te behouden. Event management informatiesystemen ondersteunen het organiseren van entertainment, persoonlijke of zakelijke activiteiten. Schaalbare systemen stellen u in staat uw evenement te plannen, op de markt te brengen en te verkopen. Met andere woorden, ongeacht hoe groot of klein uw conferentie, feest of handelsbeurs is, met behulp van een informatiebeheersysteem voor evenementen kunt u het plannen en uitvoeren.
Voordelen
Het automatiseren van het registratieproces met behulp van een event management informatiesysteem vermindert fouten en bespaart ook tijd en geld. Online donaties beheren verhoogt de kans op bijdragen. Mechanismen voor het produceren van nieuwsbrieven en andere online communicatie bieden een kosteneffectieve (en milieuvriendelijke) manier om een breed publiek te bereiken, waardoor de participatie toeneemt. Over het algemeen kunt u met informatiebeheersystemen voor evenementen de communicatie stroomlijnen en uw bedrijfskosten verlagen.
overwegingen
Gebruik uw databases om uw doelgroep nauwkeurig te beoordelen voor elk evenement. Bepaal geschikte marketingstrategieën op basis van resultaten uit uw afgelopen evenementen. Voer analyses uit op logistieke gegevens om te bepalen op welke gebieden operationele verbetering nodig is.
