Interne beheersingsmaatregelen zijn het beleid en de procedures die een bedrijf invoert om zijn activa te beschermen, ervoor te zorgen dat de boekhoudgegevens correct zijn, de efficiëntie van de werking ervan maximaliseren en een sfeer van naleving onder zijn werknemers bevorderen. Er zijn drie hoofdtypen interne controles: detective, preventief en correctief.
Detective interne controles
Detective interne controles zijn ontworpen om fouten te vinden nadat ze zich hebben voorgedaan. Ze dienen als onderdeel van een checks-and-balancesysteem en om te bepalen hoe efficiënt beleid is. Voorbeelden zijn onder meer verrassingscontantallen, inventarisatie, beoordeling en goedkeuring van boekhoudkundige werkzaamheden, interne audits, peer reviews en handhaving van functiebeschrijvingen en verwachtingen. Detective interne controles helpen ook activa te beschermen. Als een kassamedewerker bijvoorbeeld niet weet wanneer haar kassalade zal worden geteld, is de kans groter dat ze eerlijk is.
Preventieve interne beheersing
Preventieve interne controles worden ingesteld om fouten en onregelmatigheden te voorkomen. Hoewel detectiemechanismen meestal onregelmatig voorkomen, treden preventieve controles meestal regelmatig op. Ze variëren van het vergrendelen van het gebouw voordat u naar een wachtwoord gaat voordat u een transactie voltooit. Andere preventieve controles omvatten het testen op administratieve nauwkeurigheid, het maken van back-ups van computergegevens, het testen van geneesmiddelen door medewerkers, medewerkerscreening en trainingsprogramma's, scheiding van taken, gedwongen vakanties, goedkeuring verkrijgen voor het verwerken van een transactie en fysieke controle over activa hebben (geld in een kluis vergrendelen), bijvoorbeeld).
Corrigerende interne controles
Zoals de naam doet vermoeden, worden er corrigerende interne controles ingevoerd om eventuele fouten te corrigeren die werden aangetroffen door de interne controles van de detective. Wanneer een fout wordt gemaakt, moeten werknemers de procedures volgen die zijn ingesteld om de fout te corrigeren, zoals het melden van het probleem aan een supervisor. Trainingsprogramma's en progressieve discipline voor fouten zijn andere voorbeelden van corrigerende interne controles.
beperkingen
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat interne controles, hoewel effectief, geen garantie zijn dat de doelstellingen van een bedrijf worden bereikt. Menselijke fouten en computerfouten worden niet verwerkt door interne controles. Daarnaast veronderstellen interne controles dat werknemers eerlijk zijn en dat ze geen richtlijnen omzeilen of gegevens wijzigen om zichzelf te helpen.
