Hoewel mond-tot-mondreclame een goede bron van gratis reclame is voor een gevestigd bedrijf, moet een nieuw bedrijf zich concentreren op het laten weten van mensen dat het bestaat, wat het doet en waar het zich bevindt. Nieuwe bedrijfseigenaren moeten reclame maken voor hun producten of diensten op een moment dat ze beperkte middelen hebben. Het indienen van persberichten over uw bedrijf kan leiden tot gratis advertenties in duizenden kranten en tijdschriften, waardoor uw bedrijf meer bekendheid krijgt en uw verkopen idealiter worden gestimuleerd.
Onderzoek welke vakbladen en kranten demografische gegevens van klanten delen, vergelijkbaar met die van uw bedrijf. Een eenvoudige zoekopdracht op internet levert meestal honderden publicaties op. De zoekopdracht 'tijdschriften: vintage recepten' retourneert bijvoorbeeld meer dan 2 miljoen resultaten. Gebruik dezelfde methode om gedrukte kranten te vinden.
Controleer de indelingsrichtlijnen om te zien hoe elke krant of tijdschrift materiaal van het publiek accepteert. Mogelijk moet u een vraagbrief sturen naar sommige uitgevers van tijdschriften, terwijl anderen ongevraagde informatie accepteren. Volg de richtlijnen precies om uw kans op acceptatie te vergroten.
Lees de inhoudsopgave van elk tijdschrift de afgelopen twee jaar om ervoor te zorgen dat de publicaties niet recent artikelen hebben gepubliceerd die vergelijkbaar zijn met de uwe. Lees daarnaast voor enkele kranten en tijdschriften enkele artikelen uit de publicaties die uw doelgroep leest, om de schrijfstijlen van de publicaties en de ideale lengte van het artikel te leren kennen.
Zoek de naam en het e-mailadres van de redacteur voor elke publicatie waarvoor u een persbericht of artikel indient. Kranten drukken deze informatie meestal op pagina 2; tijdschriften kunnen het overal in de eerste paar pagina's of zelfs tegen het einde van de publicatie afdrukken. Adresseer je e-mail of correspondentie met behulp van de volledige naam en titel van de redacteur. Aangezien u contact opneemt met een groot aantal publicaties, gebruikt u de optie "BCC" (blind carbon copy) in uw e-mailprogramma om dit proces te stroomlijnen; BCC voorkomt ook dat uw correspondentie eruitziet als een massale e-mail, zelfs als u deze tegelijkertijd naar meerdere ontvangers hebt verzonden. Als alternatief kunt u een online PR-bedrijf inhuren om uw persbericht in één keer naar duizenden uitgevers te sturen. Wilt u echter volledig gratis adverteren, gebruik dan de meer tijdrovende methode om de informatie zelf te onderzoeken en verzenden.
Schrijf een persbericht over uw product of dienst, hou de toon van het stuk informatief en intrigerend in plaats van overduidelijk promotioneel. Geef aan hoe uw bedrijf de gemeenschap of de klant ten goede komt. Een goed geschreven persbericht 'menselijk belang' dat de richtlijnen voor indiening bevat, evenals de schrijfstijl van de betreffende krant of het tijdschrift, heeft een grotere kans om te worden gepubliceerd dan een verkoopvlieger. Bovendien kan een tijdgevoelig stuk met succes de aandacht van een krantenredacteur krijgen, terwijl een tijdschriftredacteur wellicht een langere doorlooptijd nodig heeft. Maak verschillende versies van het persbericht om in te gaan op verschillende indieningscriteria. Het tijdgevoelige persbericht kan betrekking hebben op uw deelname aan een aanstaande gebeurtenis, terwijl een inzending van een tijdschrift ongebruikelijke of interessante aspecten van uw bedrijf kan verklaren.
