Het kan soms moeilijk zijn om orde en discipline op te leggen aan een vergadering van een condo-vereniging. Vooral als een belangrijke uitgave of verandering van regels wordt besproken, kunt u veel verschillende opvattingen tegenkomen en geen echte consensus over de toekomst. Het is belangrijk om de juiste vergaderprocedure te volgen, zodat iedereen kan worden gehoord en beslissingen effectief kunnen worden genomen. Lees ook de regels van uw land betreffende condo verenigingen, en zorg ervoor dat u zich houdt aan de juridische procedure met betrekking tot het houden van vergaderingen.
Kies agendapunten voor discussie van alle bestuursleden om ervoor te zorgen dat alle openstaande kwesties worden aangepakt.
Schrijf en circuleer een agenda ruim vóór de vergadering, samen met de notulen van de vorige vergadering. Het kan het meest effectief zijn als u het e-mailadres van elke eigenaar hebt om een efficiënte distributie te garanderen. De agenda moet het tijdstip en de plaats van de bijeenkomst duidelijk maken en precies aangeven wat er zal worden besproken. Het moet expliciet vermelde moties bevatten over inhoudelijk ondernemen.
Zorg ervoor dat je een secretaresse hebt om goede notulen te nemen tijdens de vergadering. Op deze manier zullen de acties die tijdens de vergadering zijn goedgekeurd correct worden vastgelegd en kunnen worden uitgevoerd.
Laat een korte periode aan het begin van de bijeenkomst voor gezelligheid en neem koffie of andere versnaperingen bij de hand. Hierdoor kunnen eigenaren zich vermengen en ontstaat een meer coöperatieve en vriendelijke sfeer.
Breng de vergadering op orde met een verklaring dat het formele bedrijf nu zal beginnen. Zorg ervoor dat u de aandacht van iedereen hebt voordat u verder gaat met het bedrijf.
Keur de notulen van de vorige vergadering goed, zoals deze zijn of met eventuele amendementen die door de leden worden aanvaard.
Presenteer eventuele officiersrapporten die nodig zijn om eigenaren te informeren over acties die ze sinds de vorige vergadering voor hun rekening hebben genomen.
Ga naar het eerste item. Geef de motie aan en vraag om discussie. Leden moeten door de leerstoel worden herkend voordat ze spreken. Dit systeem zorgt ervoor dat de discussie niet degenereert tot een niet-productieve, gratis-voor-alles, wat kan gebeuren als emoties hoog oplopen over een bepaald condo-probleem.
Verplaats de motie, zoals eerst vermeld of zoals gewijzigd door een discussie, en neem vervolgens een stem.
Zorg ervoor dat de secretaris van de vergadering de exacte bewoording van de motie en het resultaat van de stemming noteert voordat hij verdergaat. Deze motie zal dan de verdere acties van de vereniging over dat specifieke onderwerp begeleiden.
Werk op deze manier elk onderdeel van het bedrijf door.
