De procedures van het frontoffice moeten worden afgestemd op uw bedrijf. Een medische of tandheelkundige praktijk vereist bijvoorbeeld andere procedures dan een advocatenkantoor, incassobureau, kapperszaak of fabriek. Neem de tijd om een grondige checklist te ontwikkelen die belangrijke front office-doelen en -doelen behandelt.
Basics
Voor bedrijven die regelmatig klantenverkeer ontvangen, moeten de frontofficeprocedures de algehele bedrijfsomgeving weerspiegelen. Een warm, uitnodigend bedrijf benadrukt het belang van het glimlachen en onderhouden van professionele telefoonetiquette. Medische of tandartspraktijken zijn sterk afhankelijk van stabiele patiëntenstromen. Daarom moet de frontoffice in een kliniek voldoende opnamemedewerkers hebben om patiënten te controleren, vragen van patiënten persoonlijk en telefonisch te beantwoorden en patiëntenafwijkingen af te handelen, inclusief het ontvangen van betalings- en planningsprocedures voor follow-up. Overweeg om met een telefoondienst te werken voor het afhandelen van gesprekken met klanten buiten de openingstijden.
scheduling
Een belangrijk onderdeel van het runnen van een succesvolle frontoffice is het afhandelen van zakelijke afspraken. Frontofficemedewerkers moeten de dag voorafgaand aan hun afspraak contact opnemen met klanten en de geplande tijd bevestigen. Maak een annulering of no-show lijst zodat je andere afspraken kunt inplannen om een teruggave goed te maken. Frontofficemedewerkers in een hotel moeten nauwkeurige kamerrecords bijhouden, omdat dat rechtstreeks van invloed is op de roomservice en de huishoudelijke taken. Frontofficemedewerkers op basis-, midden- en middelbare scholen moeten nauwkeurige studentendossiers bijhouden, inclusief die met betrekking tot afwezigheden en bezoekers van studenten.
verbeteringen
Evalueer continu de procedures van de frontoffices. Als u ruimte voor verbetering vindt, moet u geschikte strategieën maken en implementeren. Als de frontoffice overweldigd is door oproepen en u niet altijd een uitstekende klantenservice kunt bieden, kunt u overwegen het telefoonsysteem te wijzigen (bijvoorbeeld een computertelefoonsysteem) of instant messaging-technologie gebruiken om de beschikbaarheid van personeel te meten. Evalueer of uw frontoffice-casebeheer kan worden verbeterd door papierloos te gaan.
