Wanneer een verkoop wordt gedaan, tenzij de klant onmiddellijk betaalt voor het product of de dienst, wordt de aankoop ingesteld als debiteuren die de klant verschuldigd is. Debiteuren zijn geld kopers zijn een bedrijf verschuldigd en dat staat op de balans als een huidige troef.
Vorderingen Opnemen
De betalingsvoorwaarden voor een klant worden vastgelegd, meestal in een geautomatiseerd debiteurenstelsel. Voor de meeste bedrijven zijn de voorwaarden standaard. Een algemene standaard is 'netto 30 dagen', wat betekent dat de totale openstaande betaling binnen 30 dagen moet zijn voldaan. De meeste voorwaarden zijn inclusief betalingsachterstand als de factuur niet op tijd is betaald. Te late betalingstoeslagen kunnen een percentage van het verschuldigde bedrag zijn of een te late betalingstoeslag, of een combinatie van beide.
facturatie
Op basis van de voorwaarden voor een A / R-klant wordt een factuur aangemaakt en naar de klant verzonden. Facturen worden vóór de vervaldag van de betaling naar de klant verzonden om de klant de tijd te geven om een betaling uit te voeren. Veel bedrijven drukken en verzenden facturen wekelijks.
Betaal aanvraag
Naarmate betalingen worden ontvangen, worden ze geregistreerd en ingevoerd in een geautomatiseerd systeem of handmatig vastgelegd op een grootboekvel. Betalingen worden toegepast op het totale bedrag dat een klant verschuldigd is, afgetrokken van het verschuldigde bedrag en berekend om het resterende saldo te tonen.
Achterstallige betalingskennisgeving en rapportage
Voor betalingen die niet zijn gedaan na de vervaldatum, ontvangt de klant een achterstallige betaling.
Om debiteurenbeheer te voorzien van informatie over verschuldigd en niet betaald geld, wordt een "verouderd" debiteurenrapport aangemaakt. In een 'verouderd' rapport worden de totale dollars weergegeven die zijn verschuldigd voor een datumbereik. Het rapport bevat bijvoorbeeld een dollarbedrag dat 30 dagen achterstallig is, 60 dagen achterstallig en 90 dagen achterstallig.
De persoon die verantwoordelijk is voor het projecteren van de geldstroom naar het bedrijf, gebruikt het rapport Debiteurenoverzicht en de betalingsapplicatie om het verzamelde geld te tonen en wanneer de extra betaling verschuldigd is. Deze informatie wordt gebruikt om te bepalen welke fondsen beschikbaar zijn om het bedrijf te runnen en of aanvullende middelen nodig zijn uit financiële bronnen, zoals banken voor kortetermijnleningen.
collecties
Achterstallige vorderingen worden opgevolgd door de afdeling Debiteurenadministratie (voor kleinere bedrijven) of door een afdeling Collecties. Een verzamelingsmanager beoordeelt het achterstallige geld en de activiteit van verzamelaars, zoals het aantal incasso-oproepen en het aantal geïnde bedragen.
Collectieactiviteiten kunnen worden uitbesteed aan een incassobureau als een bedrijf ervoor kiest om geen collecties intern te doen. Als interne collecties niet succesvol zijn, kunnen oncollectibles worden uitbesteed.
