Klanten en klanten factureren verloopt niet altijd soepel. Als een factuur te hoog of te laag blijkt te zijn, kan een bedrijf een debet- of creditnota uitgeven om dit te corrigeren. Banken gebruiken memo's om aanpassingen aan zakelijke betaalrekeningen aan te brengen. Het bedrijf aan de ontvangende kant van een memo kan het gebruiken om bij te houden hoeveel de boekhouding moet worden aangepast.
Facturen: debet versus tegoed
Stel dat u een loodgieter inschakelt voor uw bedrijf en deze in de badkamers laat werken. De loodgieter schrijft een factuur op, maar er is een misrekening. Het bedrijf kan een debetnota uitgeven als ze u te weinig in rekening hebben gebracht of een creditnota als ze te veel hebben gefactureerd. Het kan ook een gewijzigde factuur uitgeven met het juiste totaal.
De notitie moet uitleggen waarom de factuur moet worden aangepast. Een creditnota van een leverancier kan bijvoorbeeld aangeven dat uw factuur is aangepast omdat u een deel van de door u bestelde artikelen hebt geretourneerd. Als je al hebt betaald voordat je de creditnota hebt ontvangen, kun je een contante betaling vragen of deze gebruiken voor korting op de volgende bestelling.
Als u de factuur nog niet hebt betaald, neemt u de memo op door uw crediteurenadministratie aan te passen. De verkoper registreert het eveneens als een aanpassing aan debiteuren.
Memo's en banken
Banken gebruiken ook credit- en debetnota's als items op zakelijke bankafschriften. U kunt een debetnota herkennen als de bank uw rekening moet afschrijven voor vergoedingen zoals onvoldoende saldo, servicekosten of de kosten voor het afdrukken van cheques. U kunt een creditnota ontvangen voor de rente die u op het account hebt verdiend.
U moet de bedragen van debet- en creditnota's opnemen in uw financiële administratie. U doet dit telkens wanneer u uw boeken verzoent met uw bankafschrift. Op uw balans zal een memo uw contante rekening verhogen of inkrimpen, evenals invloed hebben op anderen, zoals diverse onkosten of rente, afhankelijk van of het account groeit of krimpt.
Interne memo's
Soms is een debet- of creditnota nuttig voor uw eigen interne activiteiten. Bedrijven geven credit- en debetnota's af wanneer ze een klein saldo in een account opruimen. Stel dat je klant $ 5 te veel heeft betaald bij zijn laatste bestelling. U stuurt hem een teruggave, dan past u uw rekeningen aan om het verlies van $ 5 weer te geven.Een memo geeft uw accountants toestemming om de wijziging aan te brengen in zijn account.
