Een afdelingsverslag beschrijft over het algemeen de verwezenlijkingen van doelen en doelstellingen voor de rapportageperiode. Dit kan een account zijn van financiële details, productieresultaten, voorstellen en projecties. Het omvat uitdagingen, successen, mislukkingen en aanbevelingen. Verschillende organisaties kunnen aangepaste indelingen nodig hebben. Voor lange rapporten kan een managementsamenvatting geschreven in minder technisch jargon geschikt zijn voor het topmanagement en klanten die willen worden geactualiseerd op hoofdpunten / problemen maar niet het hele rapport lezen. Verzamel informatie van alle afdelingen van de afdeling. Houd informatie onder de juiste koppen in overeenstemming met de vorige of standaard rapportage-indelingen, zodat u gemakkelijk toegang heeft tot de interessegebieden van de lezers.
Hoe een afdelingsverslag te schrijven
Markeer belangrijke prestaties, gebeurtenissen, ontwikkelingen, vorderingen en voorspellingen in de inleiding. Noem belangrijke uitdagingen, tekortkomingen en beperkingen.
Beschrijf de details van de doelen / doelstellingen voor de rapportageperiode. Beschrijf onder elk doel / doel de successen en uitdagingen, hoe ze zijn aangepakt en de redenering. Zeg welke systemen zijn opgezet om soortgelijke uitdagingen in de toekomst te voorkomen / aanpakken.
Vat de belangrijkste productiecijfers / uitvoerniveaus samen in de sectie Productupdate. Vergelijk met de vorige rapportageperiode. Voeg projecties toe voor de volgende rapportageperiode. Ondersteuning bij visuele representaties zoals tabellen, grafieken en diagrammen waar van toepassing.
Neem een sectie op voor lopende projecten. Beschrijf hoogtepunten, ontwikkelingen binnen de verslagperiode, moeilijkheden en beperkingen. Neem verwachtingen en tekortkomingen op. Gebruik visuele representaties voor input / output-informatie, trends en voorspellingen.
Gebruik een apart gedeelte voor nieuwe activiteiten en projecten die in de verslagperiode zijn ontwikkeld. Behandel hetzelfde als voor lopende projecten.
Neem een sectie op over personeels- of personeelszaken. Staatsnamen en functies van nieuwe werknemers. Noem een vermindering van het aantal banen en redenen. Voeg eventuele vacatures toe.
Neem een sectie op voor training en professionele ontwikkeling. Noem bronnen, hoogtepunten en beperkingen. Neem de voordelen op voor de afdeling, medewerkers en organisatie. Voeg opkomende kansen toe.
Neem een apart gedeelte over budgettering op. Toegewezen bedragen, gebruikte bedragen, saldo-inkomsten en / of tekortkomingen. Gebruik standaard budgetformaat voor de specifieke organisatie. Gebruik zo nodig tabellen, grafieken en figuren.
Beschrijf toekomstige projecten in een apart hoofdstuk over vooruitzichten, samen met geanticipeerde ontwikkelingen, resultaten en voorspellingen. Vermeld doelen en doelstellingen voor de volgende rapportageperiode.
Bespreek aanbevelingen in een aparte sectie. Suggesties doen voor verbetering, uitbreiding en / of ontwikkelingen. Neem indien nodig de benodigde middelen, budgetoverwegingen en personeelsverminderingen / -verlagingen op.
Bespreek de belangrijkste punten op alle gebieden in de samenvatting en conclusies. Neem belangrijke prestaties, uitdagingen, aanbevelingen en voorspellingen op.
Gebruik de appendix om interessante brieven, subrapporten en andere documenten te plaatsen die nodig zijn voor de ondersteuning van verschillende aspecten van het rapport. Inclusief lange datatabellen / grafieken.
Voeg een samenvatting toe die vóór de introductie moet worden geplaatst. Schrijf dit gedeelte nadat het volledige rapport is voltooid. Vat essentiële punten samen onder de hoofdrubrieken die in het grotere rapport worden gebruikt. Voeg samenvatting en conclusies, aanbevelingen, voorspellingen en belangrijke prestaties / verliezen / gebeurtenissen toe. Voeg geen informatie toe die niet in het hoofdrapport staat.
Items die je nodig hebt
-
Afdelingsdoelen en -doelstellingen
-
Bijdragen van afdelingshoofden
-
Productiecijfers
-
Personeel details
-
Financiële informatie van het departement
Tips
-
Jargon-specifieke voorwaarden zijn aanvaardbaar voor een technisch publiek. Identificeer beoogde doelgroep voor uw rapport voordat u begint en schrijf op een passend niveau.
