Het opzetten van een speciaal ontworpen en toegewijde "oorlogsruimte" waar werkgroepen met een minimum aan afleiding kunnen samenwerken, is een van de beste stappen die een ondernemer kan nemen om de focus en productiviteit van de groep te verbeteren. Als bewijsmateriaal bleek uit een onderzoek van de University of Michigan dat de productiviteit twee tot vier keer hoger was in bedrijven die werkgroepen en teams nodig hadden om samen te werken in een speciale gemeenschappelijke ruimte in plaats van virtueel samen te werken van achter gesloten deuren of in privécabines. De sleutel tot het behalen van hetzelfde resultaat voor uw bedrijf ligt in het correct configureren en opzetten van een collaborative war room-omgeving.
Items die je nodig hebt
-
Modulair meubilair
-
whiteboards
-
Taak verlichtingsarmaturen
-
Technologie apparatuur
-
Kantoor artikelen
Configuratie en set-up
Voer een oorlogsbehoeftenanalyse uit. Identificeer het team of de teams die de ruimte zullen gebruiken, waarom en hoe vaak. Maak een lijst van algemene en gespecialiseerde apparatuur die werkgroepen nodig hebben. Een ontwerpteam dat zich uitsluitend en permanent vanuit een oorlogsruimte begeeft, heeft bijvoorbeeld aanzienlijk andere behoeften dan twee of meer managementteams die de ruimte voor strategische planning één of twee dagen per week gebruiken.
Wijs de te gebruiken kamer aan als een speciale oorlogsruimte. Een goede keuze is een ongebruikte conferentieruimte of kantoor met voldoende oppervlakte om ruimte te bieden aan het team en de apparatuur die een oorlogszaal nodig heeft. Als de ruimte is opgenomen in een normale planning voor ander gebruik, moet u deze uit de lijst verwijderen. Installeer sloten op de deuren om ervoor te zorgen dat zowel de kamer als het vertrouwelijke materiaal veilig is. Ontvang een bord "niet storen" om ervoor te zorgen dat het team niet wordt onderbroken terwijl er oorlogsruimtesessies aan de gang zijn.
Bedek de muren met zoveel mogelijk whiteboards. Oorlogsruimteteams - met name ontwerpteams - gebruiken whiteboards voor alles, van verhaaldiagrammen tot onderzoeksnotities. Ondersteun verschillende werkmodi door de oorlogskamer te voorzien van verplaatsbaar meubilair. Flexibele meubels zoals rollende bureaus, stapelbare stoelen en rollende whiteboards maken oorlogskamers herconfigureerbaar. Dit is handig wanneer het team ook open ruimte nodig heeft wanneer teamleden een balie nodig hebben. Zorg voor goede overheadverlichting en draagbare taakverlichtingsarmaturen.
Promoot optimale productiviteit door de beste technologie te leveren die uw bedrijf zich kan veroorloven. Dit omvat laptopcomputers met webcams, draadloze internettoegang, een conferentietelefoon van hoge kwaliteit en een of meer aan de muur bevestigde plasmaschermen. Een aan het plafond gemonteerde projector, overheadprojectie-uitrusting en laseraanwijzers zijn ook belangrijk. Installeer en onderhoud ook een goed gevulde kantoorbenodigdhedenkast.
