IRS-formulier 941 is de driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever. Alle werkgevers moeten federale belastingen van werknemerscompensatie inhouden. Deze belastingen omvatten federale inkomstenbelasting, sociale zekerheid belasting en Medicare belasting. Die betalingen door de werkgever worden bijgeschreven op de belastingverplichtingen van de werknemers en aan hen (evenals aan de IRS) op de jaarlijkse W-2 gerapporteerd. Werkgevers moeten ook betalen hun deel van de sociale zekerheid en Medicare belastingen die niet worden ingehouden van werknemers. Het IRS-formulier 941 is het voertuig voor het melden en betalen van deze belastingen aan de overheid.
Wie moet een dossier indienen?
Werkgevers die belastingen inhouden zoals vereist door de wet, moeten IRS-formulier 941 invullen. De specifieke bedragen die de werkgever op dit formulier meldt, zijn onder meer: alle lonen die u hebt betaald; federale inkomstenbelasting die u hebt ingehouden namens werknemers; zowel uw werknemers als uw aandeel in socialezekerheids- en Medicare-belastingen; eventuele aanpassingen aan de socialezekerheids- en Medicare-belastingen van het huidige kwartaal voor fracties van centen, ziekteverlof, fooien en collectieve overlijdensverzekeringen; geavanceerde inkomstenbelastingkrediet (EIC) betalingen; en crediteer voor COBRA-premiebijstandsbetalingen.
IRS-formulier 941 mag niet worden gebruikt om bronbelasting of bronbelasting op niet-loonbetalingen te melden. Dergelijke betalingen omvatten zaken als pensioenen, annuïteiten en gokwinsten. Deze bedragen worden in plaats daarvan gerapporteerd op IRS-formulier 945, een jaarlijks en geen kwartaalverslag aan de federale overheid.
Uitzonderingen
Er zijn een paar uitzonderingen. Werkgevers hoeven IRS Form 941 niet in te dienen voor seizoenswerknemers. Bijvoorbeeld, in kwartalen waarin u geen loon betaalt, hebt u geen belastingplicht, dus hoeft u niet in te dienen. U moet zich echter bij de overheid melden als er een of meer kwartalen zijn waarvoor u bent vrijgesteld telkens wanneer u formulier 941 invult. Dit wordt gemeld op regel 19.
Werkgevers van huishoudelijke werknemers zijn over het algemeen vrijgesteld van het indienen van IRS-formulier 941; informatie met betrekking tot deze werknemers moet echter worden gerapporteerd op formulier 1040, schema H, "Huishoudelijke arbeidsbelastingen."
Ten slotte rapporteren werkgevers van werknemers op het bedrijf niet over IRS 941. In plaats daarvan zijn ze verantwoordelijk voor het indienen van formulier 943, "Jaarlijkse vergoeding van werkgevers voor landbouwwerknemers".
Verkoop, overdracht of sluiting van uw bedrijf
Wanneer u uw bedrijf verkoopt of overdraagt, moeten zowel u als de nieuwe eigenaar IRS-formulier 941 indienen voor het kwartaal waarin de verkoop of overdracht heeft plaatsgevonden. U dient echter alleen de lonen en belastingen te rapporteren die u voorafgaand aan de transactie hebt betaald. Evenzo moet de nieuwe eigenaar alleen zijn aandeel melden. Als u van het ene bedrijfstype naar het andere verandert (bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een partnerschap of bedrijf), wordt het beschouwd als een overdracht en moet het op dezelfde manier worden afgehandeld. Als u uw bedrijf samenvoegt, moet het bedrijf dat het bedrijf zal voortzetten de aangifte indienen voor het kwartaal waarin de fusie plaatsvond en het andere bedrijf in plaats daarvan een laatste aangifte indienen. U moet een laatste aangifte indienen als u uw bedrijf sluit of stopt met het betalen van lonen. U moet aan de IRS aangeven dat het een definitieve aangifte is en u kunt dit doen op regel 18 van formulier 941. Bovendien moet u de naam van de persoon die de loonadministratie bijhoudt en de locatie waar deze worden geregistreerd aan de overheid rapporteren. opgeslagen.
Wanneer u IRS 941 moet indienen
IRS-formulier 941 is een driemaandelijks rapport, wat betekent dat het elke drie maanden wordt ingediend. Alle werkgevers zijn op hetzelfde driemaandelijkse betalingsschema en u moet uw eerste IRS 941 indienen aan het einde van het eerste kwartaal waarin u het loon hebt betaald. Als u bijvoorbeeld in februari uw eerste loon hebt betaald, bent u ervoor verantwoordelijk om de IRS 941 voor dat kwartaal in te dienen.
Het formulier is verschuldigd op de laatste dag van de maand volgend op het einde van het kwartaal. Het eerste kwartaal eindigt op 31 maart, dus je moet je indienen voor 30 april. De resterende vervaldatums zijn 31 juli (tweede kwartaal eindigend op 30 juni), 31 oktober (derde kwartaal eindigend op 30 september) en 31 januari (vierde kwartaal eindigend op 31 december).
Als u tijdig de verschuldigde belastingen in het kwartaal betaalt, verleent de IRS een verlenging van 10 dagen tot de vervaldatum van formulier 941. Net zoals uw normale 1040-formulier voor persoonlijke belastingen, bepaalt de postdatum de tijdigheid van indiening.
Storten van uw belastingen
Hoewel formulier 941 alleen op kwartaalbasis aan de IRS moet worden verstrekt, moet u de belasting veel vaker betalen en is het betalingsschema niet afhankelijk van uw loonschema. Er zijn twee soorten betalingsschema's en uw planning is afhankelijk van uw totale belastingplicht. Denk eraan, dit omvat sociale zekerheid, Medicare en ingehouden federale inkomstenbelasting. Uw aansprakelijkheid wordt bepaald door uw rapportage op formulier 941 voor een vierkwartse "terugblik" -periode. Deze periode loopt van 1 juli (van twee jaar geleden) tot 30 juni van het voorgaande jaar.
Vóór het begin van elk kalenderjaar moet u uw betalingsschema bepalen. Als u tijdens de periode van "terugblik" $ 50.000 of minder hebt betaald, bent u een maandelijkse depositeur. Als uw belastingplicht voor die periode meer dan $ 50.000 bedroeg, bent u een halfslachtige schema-deposant.
Als uw totale belastingschuld voor het kwartaal (na toepasselijke aanpassingen) lager is dan $ 2500, hoeft u het geld niet vooraf te storten. In plaats daarvan moet u een tijdige betaling doen bij het indienen van uw IRS-formulier 941. Als uw kwartaalbelasting meer dan $ 2500 bedraagt, moet u storten volgens uw schema (maandelijks of halfweeks). Stortingen kunnen worden gedaan bij financiële instellingen die gekwalificeerd zijn om deze te accepteren of via het elektronische federale belastingbetalingssysteem (EFPT).
Straffen en rente
Boetes en rente worden in rekening gebracht bij late belastingbetalingen en te laat ingediende aangiften zoals vastgesteld door de wet. Om boetes en rente te vermijden, doet u het volgende: storting van belastingen op of vóór de vervaldatum, met gebruik van EFTPS indien vereist; uw volledig ingevulde en juiste formulier 941 op tijd in te dienen; rapporteer uw belastingplicht nauwkeurig; een geldige cheque indienen voor belastingbetalingen; juiste W-2-formulieren verstrekken aan uw werknemers; bestanden vormen W-3 en kopieert A van de W-2 tijdig en nauwkeurig naar de socialezekerheidsadministratie. Het is een slim idee om de IRS-website regelmatig te controleren op bijgewerkte informatie, aangezien de belastingwetgeving altijd verandert en het IRS-formulier 941 een driemaandelijkse aanvraag betreft.
