Het schrijven van een contractvoorstel vereist dat u een overtuigend verhaal samenstelt dat verklaart waarom uw bedrijf het meest geschikt is voor het werk dat een overheidsinstantie zoekt of voor het adviesproject dat wordt aangevraagd door een bedrijf uit de privésector. Omdat voorstellen voor de openbare sector het meest uitdagend zijn om te schrijven, en vaak de meest tijdrovende om te bouwen, als u weet hoe u een winnend contractvoorstel voor de overheid moet schrijven, is het schrijven voor privésector een fluitje van een cent.
Hoe een contractvoorstel te schrijven
Door hulpgerelateerde lijsten te bekijken voor schrijvers van voorstellen op een online jobboard, blijkt dat de vaardigheden die u gebruikt om een winnend voorstel te maken een uiterst waardevolle is. Maar het kunnen schrijven van winnende contractvoorstellen vergt meer dan alleen goede schrijfvaardigheid en beheersing van de Engelse taal. Fantastisch geschreven contractvoorstellen vereisen een teaminspanning en een goed begrip van de diensten of producten van het bedrijf, het contract- en acquisitieproces en de prijsstelling. Het samenstellen van een contractvoorstel kan weken en zelfs maanden van planning, strategie en onderzoek vergen. Het schrijven van contractvoorstellen is geen eenpersoonstaak. Veel organisaties hebben "capture-teams" in plaats als een uitbreiding van de business development-afdeling van het bedrijf.
Wanneer bedrijven een contractvoorstel gebruiken
Veel bedrijven die diensten of producten leveren aan overheidsinstanties gebruiken contractvoorstellen als een middel om zaken te doen in de publieke sector. Er zijn toepassingen voor contractvoorstellen in de particuliere sector, maar de voorstellen voor werk in de privésector zijn vaak minder complex en gestructureerd dan voorstellen die zijn geschreven voor overheidscontractanten en acquisitiemedewerkers. Als u contractvoorstellen voor uw organisatie gaat schrijven, is het een goed idee om meer te weten te komen over overheidsvoorstellen vanwege de unieke structuur van overheidsverzoeken en de vereisten om zaken te doen met overheidsinstanties. Als u bijvoorbeeld weet hoe u een winnend contractvoorstel moet schrijven voor de federale overheid, zal het schrijven van een voorstel dat uw bedrijfsorganisatie in de particuliere sector zal winnen gemakkelijk zijn in vergelijking.
Het acquisitieproces
De Amerikaanse General Services Administration publiceert de Federal Acquisition Regulations (FAR). De FAR is een 2.000-plus paginaboek dat alles bevat wat u ooit wilde weten over federale overheidsacquisitieprocessen en -regels. Amazon heeft ook het boek en Cliffs-Notes-achtige versies, maar u kunt het downloaden van de overheidssite en weten dat u alle bijgewerkte revisies en wijzigingen ontvangt. Maak kennis met de FAR en het zal een heleboel vragen beantwoorden die je hebt over het schrijven van een contractvoorstel. U zult ten minste een beter begrip hebben van hoe en waarom de overheid dergelijke gedetailleerde antwoorden op haar verzoeken om producten en diensten vereist.
Het acquisitieproces van de overheid begint vaak met een verzoek. Een verzoek is een document dat beschikbaar is voor het publiek en dat informatie bevat over het bureau dat de diensten of producten nodig heeft. Het verzoek bevat details over het type service of product en hoe de overheid de geleverde service of het geleverde product wil. Het beschrijft ook de algemene voorwaarden van het management van de leverancier-agentschaprelatie. In een overheidsverzoek wordt u de 'aannemer' of 'leverancier' genoemd. In sommige gevallen geeft de overheid een verzoek om informatie (RFI) af dat aan de publicatie van het verzoek voorafgaat. Het doel van een RFI is om de soorten bedrijven te identificeren die in staat zijn om de dienst of het product te leveren die de overheid wil. Reageren op een RFI vergt wat werk, maar niet zozeer de inspanning die vereist is om te reageren op een verzoek van de overheid.
Er zijn een paar verschillende soorten verzoeken: Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ) en Invitation to Bid (ITB). De nuances tussen deze soorten verzoeken bepalen hoe u uw contractvoorstel structureert. Een RFP vereist meestal dat u de ideeën en aanpak van uw bedrijf op een zeer gedetailleerde en overtuigende manier presenteert, waaruit uw vermogen blijkt om het probleem op te lossen dat de overheid in de RFP heeft beschreven.
Wanneer een bureau bijvoorbeeld een RFP vrijgeeft waarin de noodzaak van executive coaching en leiderschapsontwikkelingsdiensten voor regeringsleiders wordt vermeld, moet uw contractvoorstel de executive coaching-services van uw bedrijf beschrijven; de expertise en kwalificaties van uw coaches en consultants; theorieën waarop uw coaches vertrouwen in hun coachingsessies en het proces dat u gebruikt om ervoor te zorgen dat overheidsmanagers het maximale uit de coachingovereenkomst halen. Ook dient u details te verstrekken over de kwaliteitsborgingstappen van uw bedrijf, evenals hoe u het beheer van de coachingsbetrokkenheid voorstelt door middel van regelmatige rapportage, registratie en toewijzing van middelen.
Wie schrijft een contractvoorstel voor een bedrijf?
Stel uw opnameteam samen voordat u de pen op papier legt of op uw computer gaat zitten. Over het algemeen is er niet slechts één persoon die het contractvoorstel schrijft, het schrijven van voorstellen is een teaminspanning. Het is een samenwerkingsverband waarbij het talent en de expertise van een aantal mensen in het capture-team worden betrokken. Elke persoon in het capture-team heeft een rol in het schrijven van het voorstel. Gebruikmakend van het bovenstaande voorbeeld, als uw bedrijf al bezig is met het verlenen van executive coaching-diensten, zijn de mensen die waarschijnlijk waarde toevoegen aan het capture-team projectmanager van uitvoerende coaching, contractbeheerder, schrijvers van voorstellen, een accountant of bedrijfsfunctionaris en de bedrijfsvoorzitter. De president houdt toezicht op het proces en tekent het contractvoorstel af wanneer het wordt ingediend bij de overheid. De bedrijfspresident of haar aangestelde is betrokken bij de fase van het schrijven en indienen van het voorstel, omdat zij de bevoegdheid hebben om bindende documenten af te geven.
Tijdens het hele proces van het schrijven van voorstellen moet uw capture-team regelmatig vergaderen. Tijdens deze bijeenkomsten bespreek je strategie, aanpak, nieuwe informatie en voortgang. De leider van het capture-team is mogelijk een expert op het gebied van bedrijfsontwikkeling die verantwoordelijk is voor de logistiek bij het samenstellen van het contractvoorstel. Als alternatief kan de leider iemand zijn die de bedrijfsvoorzitter benoemt als de leider of een meer ervaren persoon die eenvoudig de verantwoordelijkheid opneemt voor het leiden van het team. Als u regelmatig vergadert met uw capture-team, zorgt u ervoor dat uw contractvoorstel op schema ligt en dat u voldoet aan de deadline voor het indienen van uw definitieve voorstel. Er zullen talrijke beoordelingen, redlining en discussies over het voorstel plaatsvinden - het is een enorme inspanning, zelfs voor kleine contracten.
Hoe een contractvoorstel winnen
Uw doel is om een contractprijs te winnen - geen contractvoorstel te winnen. Maar waar het om gaat zijn de inhoud en de dwingende aard van de inhoud van het voorstel, niet de semantiek. De eerste stap bij het schrijven van een winnend contractvoorstel is het onderzoeken van het bureau dat het verzoek heeft gedaan. Sommige bedrijven geven informatie over overheidsinstanties; elk lid van uw capture-team moet echter alle informatie die zij over het bureau hebben, bijdragen. Als uw projectmanager bijvoorbeeld informatie heeft over de strategische richting van het bureau van eerdere executive coaching, zou dat nuttig kunnen zijn bij het beschrijven van de resultaten van een coachingovereenkomst met dat bureau. Of, als uw zakenambtenaar de kredieten van het Congres aan het verzoekende agentschap heeft getoetst, is dat nuttig bij het bepalen van de prijs die bij uw contractvoorstel hoort.
Het schrijven van een winnend contractvoorstel vereist een methodische en systematische benadering van het reageren op een overheidsaanzoek. Ten eerste, doe je onderzoek. Als u niet bekend bent met het bureau, onderzoek dan de website om de missie, visie en kernbeginselen te begrijpen. Neem die dingen op in uw voorstel en als ze congruent zijn met de missie, visie en kernprincipes van uw bedrijf, des te beter. Teken die parallellen, zodat het evaluatieteam van de regering afstemming met uw bedrijf ziet. Dat is een belangrijke strategische aanpak om een gelijksoortig soort verbinding met het bureau tot stand te brengen.
Bestudeer het verzoek om te zorgen dat je begrijpt wat het bureau wil en verzoent de tijd en moeite die nodig is om te reageren op het verzoek. Als u een voorstel indient voor een grootschalig project waarbij u absoluut geen prestaties uit het verleden of ervaring in het veld hebt, moet u dit verzoek doorgeven of een buitengewoon aantrekkelijk voorstel schrijven waarin uw mogelijkheden in het servicegebied volledig worden beschreven. het overheidsbureau vereist. Doe ook onderzoek naar de concurrentie. Federale overheidsinstanties zijn verplicht om hun verzoeken te publiceren op de Federal Business Opportunities-website: FedBizOpps, kortweg (fbo.gov). Onder het tabblad "Geïnteresseerde leveranciers" op de publicatie van aanbiedingen, vindt u een lijst met potentiële contractanten en leveranciers. Alle bedrijven onder dit tabblad mogen geen contractvoorstellen indienen; het is echter een goed begin om te begrijpen wie je concurrentie is.
Contractvoorstel voorbeeldbrief
Een van de belangrijkste stappen bij het indienen van een voorstel voor een winnend contract is het bestellen van de componenten van uw voorstel. Voor veel bedrijfsrapporten wordt een samenvatting alleen opgesteld nadat het "vlees" van het rapport is voltooid. Diezelfde praktijk is een manier om de brief met het contractvoorstel op te stellen. Zie de contractvoorstelbrief als een samenvatting: maak een ontwerpverklaring op die u gebruikt voor al uw contractvoorstellen, maar sla de verfijning op voor de laatste stap bij het schrijven van uw contractvoorstel.
De meeste contractvoorstellen voor de overheid worden elektronisch verzonden. Daarom is een voorbeeldbrief voor een contract slechts een verzendmail die zegt als volgt: "ABC Consulting is verheugd de bijgevoegde reactie op RFP # 0000 in te dienen, inclusief de technische benadering van ABC, prijzen en CV's voor sleutelpersoneel. Bevestig de ontvangst van deze transmissie." De reden waarom u een ontvangstbevestiging wilt, is om ervoor te zorgen dat u het bewijs hebt dat u het voorstel voor de deadline hebt ingediend. Dat gezegd hebbende, de introductie van een winnend contractvoorstel is meer een voorstelbrief dan de verzendmail.Het eerste deel van uw contractvoorstel moet achtergrondinformatie over uw bedrijf bevatten, de diensten die uw bedrijf aanbiedt en kort de reden vermelden waarom u een gekwalificeerde aannemer of verkoper bent. Hier is een voorbeeldinleiding die dient als een contractvoorstelbrief:
ABC Consulting (ABC) is een 8 (a), economisch achtergesteld, klein bedrijf in handen van een vrouw (EDWOSB) met de zakelijke missie om superieure klantgerichte oplossingen, flexibiliteit en innovatie te bieden. We werken samen met onze klanten om hun belangrijkste doelstellingen te beoordelen en kosteneffectieve, efficiënte en resultaatgerichte oplossingen te bieden. Het ABC-managementteam heeft meer dan 150 jaar gecombineerde managementervaring gericht op de unieke aspecten van federale contracten. Met onze gecombineerde juridische en programmabeheerervaring biedt ABC branchekennis met praktische ervaring en kennis aan onze federale overheidsklanten.
ABC heeft de afgelopen jaren een enorme groei doorgemaakt, met een gemiddelde groei van 25 procent per jaar. We schrijven onze explosieve groei toe aan onze niet-aflatende toewijding aan kwaliteit. We gebruiken best practices uit de industrie om zowel kleine als complexe projecten te beheren. Onze kwaliteitscontrolemethoden omvatten analyses om 1) beheersstrategieën en programmadoelstellingen te definiëren in kwantificeerbare, meetbare termen, 2) implementeer systemen en procedures om de systeemprestaties te toetsen aan specifieke doelstellingen en 3) zorg voor prestatie-feedback wordt gecommuniceerd naar programmabeheer en personeel om planning te verbeteren en geleerde lessen toepassen. We breiden onze kwaliteitsmethodieken uit met oplossingen voor risicobeheer om de kans op en de impact van fouten te verminderen door professionele risicoresponsiesystemen.
Onze bedrijfsinfrastructuur is ontworpen om diensten van hoge kwaliteit te leveren aan onze snel groeiende zakelijke basis. Ons senior leiderschap fungeert collectief als een algemene ondersteuning voor onze programmamedewerkers en niet als typische 'managers' die procedures, processen of bedrijfsbeleid dicteren. Het hogere management van ABC fungeert als een fundament om algemene bedrijfsondersteuning en middelen te bieden aan de programmamedewerkers die onze klanten direct ondersteunen. We begrijpen de behoeften en prioriteiten van onze klanten en beheren onze middelen om hun doelstellingen te ondersteunen.
We zullen gebruik maken van onze successen in het verleden, onze expertise en onze beste werkwijzen om de naam van het agentschap die de aanvraag van de overheid bevat te voorzien van verschillende initiatieven voor organisatieontwikkeling. De initiatieven voor organisatieontwikkeling die we ontwerpen, zullen de individuele en teamprestaties verbeteren. De uitkomst van onze initiatieven zal de betrokkenheid van medewerkers vergroten door effectieve communicatie, samenwerking en consensusvorming. ABC Consulting heeft de achtergrond, training, kwalificaties en professionals om met succes de grote verscheidenheid aan human capital-services te leveren die vereist zijn in het kader van de Performance Work Statement (PWS).
