Wanneer u een accountant hoort praten over debet- en creditzaken, spreekt deze meestal niet over een bankpas of creditcard van hun lokale bank. Debiteringen en credits, in boekhoudkundige betekenis, betekenen iets anders. Ze dienen als een middel om boekhoudkundige transacties te registreren, en deze boekingen vormen de basis van iets dat bekend staat als double-entry accounting.
Dubbel boekhouding werd voor het eerst gebruikt in de jaren 1400, en een Italiaanse wiskundige genaamd Luca Pacioli schreef en publiceerde een boek over het onderwerp in 1494. Het boek werd geïllustreerd door zijn vriend Leonardo Da Vinci en beschreef het boekhoudsysteem door het behandelen van onderwerpen zoals boekhouding tijdschriften, de resultatenrekening, de balans, de boekhouding met dubbele boekhouding en vele andere concepten die de basis vormden voor de boekhoudsystemen die tot op de dag van vandaag nog steeds worden gebruikt.
Hoewel velen in het veld Pacioli beschouwen als de 'vader van de boekhouding', was een of andere vorm van zijn dubbele toegangssysteem al vele jaren in gebruik voordat Pacioli's boek werd gepubliceerd, hoewel niemand weet hoe of wanneer het boekhoudsysteem voor het eerst ontstond.
Wat is een debet en een tegoed?
Het boekhoudsysteem voor zakelijke transacties, ook wel boekhouding genoemd, werkt op basis van het feit dat elke nieuwe transactie die een bedrijf maakt twee verschillende wijzigingen in de financiële toestand van het bedrijf veroorzaakt. Accountants gebruiken debet- en creditbetalingen om transacties te registreren bij twee of meer boekhoudaccounts, met behulp van een specifieke set debet- en kredietregels.
Buiten de boekhoudwereld heeft het woord 'krediet' meestal een positieve connotatie, zoals extra kredietwaardigheid, of het krijgen van krediet voor hard proberen. Voor accountants zijn echter de enige debet- en credit-representaties de linker- en rechterzijde van een T-account, die op de volgende manieren worden gebruikt.
Bij het aanmaken en invoeren van een boekhoudkundige transactie kunt u met debet- en tegoeden bepalen hoe de dollars die in of uit het bedrijf komen, van invloed zijn op de betrokken accounts. U kunt ze invoeren in een op software gebaseerd boekhoudsysteem en de gegevens invoeren in een boekhoudingsjournaal, ook wel het maken van een journaalboeking genoemd. Het boekhoudsysteem zou worden ingesteld om deze journaalposten te boeken in de hoofdadministratie van het bedrijf, het grootboek.
U zult waarschijnlijk debet en credit zien afgekort als dr en cr. Er lijkt geen enkele verklaring te bestaan voor de oorsprong van deze afkortingen, maar sommigen veronderstellen dat ze staan voor debetregistratie en credit record. Anderen kijken terug op de historische boekhouding en zeggen dat ze staan voor de Latijnse woorden debere ad credere.
Een credit betekent een transactie-boeking aan de rechterkant van een rekeningrecord met twee kolommen, terwijl een debet een aan de linkerzijde gemaakte transactie-invoer betekent. Deze accountrecords, genaamd 'T-accounts', verdienden hun naam omdat een accountant T-vormen op papier tekent en de accountnamen bovenaan gebruikt, zoals 'contant' op één T en 'kantoorbenodigdheden' aan de andere kant.
De linkerkant van elke T-account wordt altijd gebruikt voor debetmeldingen en de rechterkant van de T wordt altijd gebruikt voor creditering. T-accounts worden vaak gebruikt als een basistrainingstool om studenten te helpen begrijpen hoe boekhouding met dubbele invoer werkt. Met de T-rekeningen kunt u op papier beschrijven hoe elke zijde van een transactie wordt vastgelegd in de verschillende rekeningen van het grootboek. Deze methode werkt niet voor boekhouding met één boeking.
Deze T-accounts zijn een grafische manier om een account in het grootboek weer te geven, wat het belangrijkste opslagrecord is voor alle boekhoudtransacties van een bedrijf. Veel accountants noteren boekhoudingsboekingen op papier met behulp van T-accountdiagrammen, als een manier om een transactie dubbel te controleren en ervoor te zorgen dat de afschrijvingen en credits op nul uitkomen en de boekhoudkundige vergelijking in evenwicht houden.
Een complexe boekhoudtransactie kan vereisen dat gegevens worden geregistreerd op een aantal verschillende rekeningen, waardoor het gebruik van meerdere handgeschreven T-rekeningen nodig is om de transactie op te schrijven en te controleren.Nogmaals, dit dient als een effectieve manier om te controleren of alle debet- en creditnota's van de transactie op nul uitkomen en dat de transactie geen fouten bevat voordat de posten worden ingevoerd in het grootboek van een boekhoudsysteem.
Voor normale dagelijkse boekhoudingswerkzaamheden zou een accountant journaalboekingen rechtstreeks in de boekhoudsoftware maken in plaats van T-accounts te gebruiken.
Wat is een creditsaldo?
Een creditsaldo verwijst naar het dollar-saldo in een bepaald account, maar het is niet zo eenvoudig. Wanneer een bedrijf zijn grootboek opzet, maakt het een rekeningschema. Dit is een lijst van elk account dat het bedrijf gebruikt om financiële transacties te registreren en de gegevens in deze rekeningen worden uiteindelijk opgenomen in de financiële overzichten van het bedrijf.
Elke account heeft een "normaal" saldo; met andere woorden, het bevat doorgaans een debet- of creditsaldo. De verkooprekening heeft bijvoorbeeld meestal een positief saldo, wat een creditsaldo zou zijn. Om dit account te verhogen, zou u een creditering invoeren. Als uw verkoopaccount een debet- of een negatief saldo had, zou dit een belangrijke rode vlag zijn om te onderzoeken. Sommige accounts gedragen zich in tegengestelde zin en een creditsaldo is negatief, bijvoorbeeld doordat een creditering van de geldrekening het saldo van de geldrekening verlaagt.
Alle rekeningen, ongeacht de debet- of creditgebaseerde, houden zich aan een principe dat de boekhoudkundige vergelijking wordt genoemd:
Boekhoudkundige vergelijking: Activa = passiva + eigen vermogen
Deze fundamentele vergelijking ligt ten grondslag aan het volledige boekhoudsysteem met dubbele boekhouding en wanneer een boeking een activumrekening beïnvloedt, moet deze ook van invloed zijn op zowel een passief- als een eigenvermogensrekening om de vergelijking in evenwicht te houden. Het debet- en credit systeem met dubbele invoer is het mechanisme dat helpt om de vergelijking in evenwicht te houden.
Rekeningen met een normaal creditsaldo worden verhoogd wanneer een creditering is ingevoerd. Inkomsten in de onderneming, of winsten, zoals een winst op de verkoop van activa zoals gebruikte apparatuur die door de onderneming wordt verkocht, zijn inkomstenrekeningen en ze worden als een toename geregistreerd door een creditering te gebruiken. Op de balans zou een creditering de verplichtingen en eigen-vermogensrekeningen verhogen.
Wat is een debetsaldo?
Rekeningen met een normaal debetsaldo omvatten activa op de balans en onkostenrekeningen op de winst- en verliesrekening. Dit betekent dat een debetboeking het saldo van deze accounts verhoogt. Onkosten zijn inclusief loonkosten, rentekosten, leveringskosten en andere kantoorgerelateerde kosten.
Het is niet altijd gemakkelijk om debet- en tegoed rechtstreeks te houden, maar u kunt wel elke keer dat u kosten maakt, denken aan het debiteren van een onkostenrekening.
Is een debetsaldo positief of negatief?
Het snelle antwoord is, het hangt ervan af. Het normale saldo voor een activumrekening is een debetsaldo, en ook een positief bedrag. De kasrekening op de balans heeft bijvoorbeeld een normaal, positief debetsaldo als een bedrijf contant geld bij de bank heeft.
Aan de andere kant, wanneer u uitgavenrekeningen op de winst- en verliesrekening ziet, hebben deze rekeningen ook een normaal debetsaldo, maar in plaats daarvan vertegenwoordigt het een negatief aantal of geld dat door het bedrijf wordt uitbetaald.
Wat betekent het om een bedrag te crediteren?
Wanneer u een bedrag crediteert, maakt u een boeking in de vorm van een tegoed, in tegenstelling tot een debet. Als u een aansprakelijkheidsrekening crediteert, verhoogt u de balans. Als u bijvoorbeeld $ 100 crediteert aan crediteuren omdat u krediet aan een klant hebt verstrekt, heeft u het saldo van uw crediteurrekening verhoogd. In de winst-en-verliesrekening, als u uw omzetrekening crediteert, hebt u deze ook verhoogd, omdat de verkooprekening een normaal creditsaldo heeft en credit-posten deze verhogen.
Als u een creditering invoert voor een account met een normaal debetsaldo, dat activarekeningen op de balans en onkostendeclaraties op de winst- en verliesrekening bevat, betekent dit dat u het saldo van het account verlaagt. Stel bijvoorbeeld dat u $ 50 contant hebt betaald om benodigdheden te kopen. U verlaagt de geldrekening door een creditering in te voeren, aangezien contant geld een normale debetsaldo-rekening is.
Wat zijn contra-accounts?
Tegenrekeningen zijn grootboekrekeningen die het tegenovergestelde van de normale debet- en kredietrekeningen werken. Een contra-asset-account heeft bijvoorbeeld een normaal creditsaldo, waarbij een normale activarekening een normale debetsaldo heeft. Contra-accounts werken om gewone rekeningen te verrekenen en ze zorgen ervoor dat het oorspronkelijke saldo zich in de boekhouding bevindt en rapporteert ook over de compenserende bedragen.
Bijvoorbeeld, de debiteurenrekening heeft een tegenrekening genaamd "vergoeding voor dubieuze rekeningen." Het saldo op de debiteurrekening vertegenwoordigt klantrekeningen die zijn uitgegeven maar nog niet zijn betaald. De voorziening voor dubieuze rekeningen vertegenwoordigt een bedrag waarvoor het bedrijf denkt dat het nooit de betaling zal zien. Dit bedrag is vaak een klein percentage van het totale debiteurensaldo.
Stel dat de debiteurenrekening een normaal debetsaldo heeft van $ 30.000. De voorziening voor dubieuze rekeningen heeft een normaal creditsaldo van $ 2.000. Deze twee rekeningen compenseren elkaar en houden samen met u een netto van $ 28.000 aan debiteuren achter. Als u deze twee accounts gebruikt, kunt u nog steeds de oorspronkelijke debiteurenbedragen rapporteren en kunt u laten zien dat dit wordt gecompenseerd door de $ 2000 waarvan u weet dat u deze waarschijnlijk nooit zult ontvangen, waardoor u het bedrag krijgt dat in contanten zal worden omgezet.
Andere contra-accounts bestaan, en ze hebben altijd een partner. De geaccumuleerde afschrijving is bijvoorbeeld een contra-activarekening en is gekoppeld aan de vaste activa-inventaris- en apparatuurrekening. De verkoopaccount heeft een tegenrekening, retouren en rechten.
Het proefsaldo gebruiken
Accountants stellen een rapport samen met de naam een proefbalans bij gebruik van een boekhoudsysteem met twee boekingen om te controleren of alle gegevens correct zijn ingevoerd. Het proefsaldo vermeldt elke rekening in het grootboek van het bedrijf en het saldo van elke rekening. Wanneer u boekingen met dubbele invoer gebruikt, moet u een debetboeking uitvoeren om elke creditering te compenseren en omgekeerd. Als u contant geld ontvangt voor de verkoop van goederen, verhoogt u de verkooprekening met een creditering en verhoogt u ook uw geldrekening met behulp van een creditering. Alle afschrijvingen en tegoeden moeten elkaar rechtstreeks compenseren.
Wanneer u naar een rapport met proefbalans kijkt, moeten alle items elkaar compenseren, zodat het rapport een saldo nul heeft. Als het proefsaldo een ander totaal heeft, is er een onjuiste of onvolledige boeking gemaakt en moet dit worden opgelost.
Sommige fouten zijn mogelijk niet vindbaar door naar een proefbalans te kijken, bijvoorbeeld als debet- en creditverschillen elkaar compenseren, maar op de verkeerde accounts zijn terechtgekomen. Als u helemaal geen transactie invoert, krijgt u deze fout niet te zien door naar een proefbalans te kijken. Als er verschillende debet- en creditfouten zijn gemaakt en ze elkaar numeriek compenseren, worden ze bovendien niet gedetecteerd op een evaluatiesaldo.
