Fundamentele boekhoudfuncties zijn niet alleen belangrijke levensvaardigheden; ze zijn essentieel voor het goede beheer van een bedrijf. Zorgvuldige registratie is van essentieel belang voor het waarborgen van naleving, het kunnen illustreren van groei en vooruitgang in de tijd en verantwoording afleggen aan bedrijfsinvesteerders of kredietinstellingen. Het is altijd belangrijk om te weten hoeveel geld is uitgegeven, voor wat en wanneer. Door deze informatie bij de hand te houden en op een georganiseerde manier op te slaan, kunnen bedrijven en groepen gemakkelijk weten wat financieel werkt en wat er mogelijk moet veranderen om in de toekomst voor verbetering te zorgen.
Overzicht van de functies van boekhouding
De drie belangrijkste functies van de boekhouding zijn:
- Het verzamelen en opslaan van gegevens over de financiële activiteiten van een bedrijf. De informatie wordt verzameld uit brondocumenten, die eerst in tijdschriften zijn vastgelegd en vervolgens in grootboeken zijn geplaatst, hetzij handmatig, hetzij met boekhoudsoftware.
- Voor het leveren van informatie die kan worden gebruikt voor managementrapporten, financiële overzichten, strategische planning en besluitvorming.
- Besturingselementen bieden die effectief, efficiënt en nauwkeurig gegevens registreren en verwerken.
De rol van boekhouding in het bedrijfsleven
Boekhouding speelt een cruciale rol in het bedrijfsleven. Een uitgebreide administratie zorgt voor de mogelijkheid om nauwkeurige financiële rapporten te verstrekken, die mogelijk vereist zijn tijdens een audit, voor kwartaalrapporten aan beleggers of kredietinstellingen. Alles van jaarlijkse of driemaandelijkse belastingaangiften tot audits en kredietaanvragen zal waarschijnlijk gedetailleerde financiële overzichten vereisen. Het is alleen door het bijhouden van zorgvuldige boekhoudkundige gegevens dat deze informatie direct beschikbaar kan zijn wanneer dat nodig is.
Het kunnen analyseren van aspecten van de financiële gezondheid van een bedrijf, zoals cashflow, winstgevendheid en uitstaande leningen, is een cruciaal onderdeel van het leiden van een bedrijf. Met deze informatie kunnen managers of eigenaren bepalen wat werkt voor hun bedrijf en wat niet, en op welke gebieden ze kunnen werken om de algehele financiële gezondheid van het bedrijf in de toekomst te verbeteren.
Een speciaal type boekhouding genaamd management accounting is met name handig voor bedrijfsleiders. Voor management accounting worden accountants specifiek belast met het opstellen van financiële rapporten die managers helpen bij het nemen van belangrijke beslissingen om de toekomst van het bedrijf te sturen. Dit verschilt van financiële boekhouding doordat managementaccountants richtlijnen geven voor het runnen van een onderneming. Aan de andere kant bieden financiële accountants rapporten die aangeven hoe goed het bedrijf wordt geleid. Over het algemeen volgen zowel management als financiële accountants dezelfde gouden boekhoudregels en moeten ze zich houden aan dezelfde industrienormen en algemene boekhoudprincipes.
Wat zijn de belangrijkste functies van een accountant
Als u geïnteresseerd bent in een carrière op het gebied van boekhouding, vraagt u zich misschien af, wat zijn de belangrijkste functies van een accountant? Accountants zijn essentieel voor bedrijven in alle soorten en maten, omdat zij verantwoordelijk zijn voor het verzamelen, accuraat maken, vastleggen, analyseren en rapporteren van de financiële informatie van een bedrijf. Soms dienen accountants in een grotendeels administratieve rol, nemen informatie uit financiële documenten en voeren het in de tijdschriften of boekhoudsoftware in. In andere gevallen dienen accountants als adviseurs voor het bedrijf, analyseren ze financiële gegevens en suggereren mogelijke benaderingen die het bedrijf kan nemen om geld te besparen of groei aan te moedigen. Grotere bedrijven kunnen volledige boekhoudafdelingen hebben, met werknemers die elk van deze rollen vervullen. In sommige gevallen kunnen kleine bedrijven hun accountants uitbesteden. Dit is mogelijk omdat de basisregels voor de boekhouding niet verschillen van bedrijfstak tot bedrijfstak of tussen bedrijven.
Ongeacht het bedrijf, accountants zijn meestal belast met het verzamelen, organiseren en onderhouden van de financiële administratie van het bedrijf. Een belangrijk onderdeel van deze taak is ervoor te zorgen dat de verslagen worden opgesteld binnen de grenzen van de wet en eventuele branchevoorschriften. Voor bedrijven met veel filialen en accountants in beide is het ook de taak van de accountant om ervoor te zorgen dat de systemen en normen voor bedrijfsboekhoudingssystemen ook worden gehonoreerd. Voor de consistentie is het belangrijk dat het hele bedrijf dezelfde gegevens bijhoudt.
Accountants kunnen worden verplicht om belastingformulieren voor te bereiden op kwartaal- of jaarbasis, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kan iemand in deze functie ook personeelsfuncties vervullen en omgaan met de distributie van fiscale documenten aan het einde van het jaar aan werknemers. Veel boekhoudafdelingen zijn ook verantwoordelijk voor het opstellen van loonstroken voor het personeel.
Als een bedrijf gebruikmaakt van externe Certified Public Accountants, belastingprofessionals of financieel adviseurs, kan het zijn dat de accountant van het bedrijf een interface heeft met deze contractanten. De personeels- boekhouder kan aanvullende gegevens bijhouden, vereiste financiële overzichten organiseren vóór vergaderingen of optreden als de vertegenwoordiger van het bedrijf in vergaderingen met de contractanten. Accountants helpen ook bij het nemen van belangrijke financiële beslissingen.
Gouden regels voor boekhouding
Elke studierichting in de boekhouding zal studenten vragen om de fundamentele vraag te beantwoorden, wat zijn de gouden regels voor boekhouding? Er zijn drie belangrijke principes onderwezen en beschouwd als de gouden regels. Dit betekent dat ze consistent zijn voor alle bedrijven en bedrijfstakken. Ze veranderen niet, ongeacht de specifieke kenmerken van een bedrijf.
Om de gouden regels van de boekhouding te begrijpen, moet u eerst het dubbele boekhoudsysteem begrijpen. Elke financiële transactie zal, volgens dit systeem, noodzakelijkerwijs invloed hebben op ten minste twee rekeningen van het rekeningschema. Als een klant bijvoorbeeld voor een grote order van T-shirts betaalde die $ 1.000 kostte, zou u de inkomenscategorie met $ 1.000 debiteren. Het eerder uitstaande bedrag voor de shirts zou echter ook zijn opgenomen onder debiteuren. Daarom zou een accountant die categorie moeten crediteren met $ 1.000.
De eerste gouden regel van de boekhouding volgt dit principe en stelt dat u altijd de ontvanger debiteert en de gever crediteert in elke transactie.Dit is het geval in het geval van persoonlijke accounts, die kunnen worden gedefinieerd als rekeningen die betrekking hebben op een persoon, een bedrijf of een instelling. Door dit principe consequent na te leven, moet u altijd twee gegevens invoeren voor elke financiële transactie.
De tweede gouden regel van de boekhouding stelt dat je moet incasseren wat binnenkomt en de uitbetaling moet crediteren. Dit is in wezen hetzelfde als regel nummer één, maar wordt niet gebruikt voor persoonlijke accounts. In plaats daarvan is deze regel geldig in het geval van echte rekeningen die beginnen met een debetsaldo. Echte rekeningen zijn balansrekeningen inclusief activa zoals contanten, debiteuren en gebouwen, passiefrekeningen zoals crediteuren en te betalen salarissen en aandeelhoudersrekeningen zoals gewone aandelen en ingehouden winsten. Dus in het eerdere voorbeeld zou de boekhouder de inkomende contanten debiteren. Als het bedrijf daarentegen geld zou spenderen om spullen te kopen, zou die transactie worden voorgesteld als een aanwinst voor het bedrijf.
De derde gulden regelingsregel is van toepassing op nominale rekeningen zoals die met betrekking tot kapitaal. Ze kunnen alles omvatten wat betrekking heeft op inkomsten en uitgaven, zoals betaalde huur, kortingen, dubieuze debiteuren en commissies. De derde regel stelt dat je alle uitgaven en verliezen moet incasseren en alle inkomsten en winsten moet crediteren.
De grondbeginselen van de boekhouding
Als u hoopt over boekhouding te leren, of als u een basisboekhoudsysteem voor uw kleine onderneming wilt opzetten, zijn er enkele essentiële zaken die u nodig heeft om vertrouwd te raken. Traditioneel werd de financiële administratie manueel vastgelegd. Het boek dat wordt gebruikt om financiële transacties bij te houden, wordt een tijdschrift genoemd. Tegenwoordig gebruikt u misschien liever boekhoudsoftware, maar de term 'journaal' verschijnt nog steeds vaak, zelfs in elektronische boekhouding. Bovendien zijn de basisprincipes hetzelfde.
Een transactie is een financiële gebeurtenis die moet worden gedocumenteerd. U volgt het bedrag van de transactie samen met de datum waarop het plaatsvond, een beschrijving en de rekening die het boekt of crediteert.
Soms kan een bedrijf meerdere journalen gebruiken om transacties met betrekking tot verschillende accounts bij te houden. Er kan bijvoorbeeld een kasontvangstboek worden gebruikt om uw lijst met binnenkomende gelden te ordenen, terwijl een kasuitgiftedagboek kan worden gebruikt om het geld op te nemen dat uitgaat. Een uitbetalingsdagboek voor contanten is hetzelfde als een kasboek.
Ter voorbereiding op een potentiële audit en om schone boeken te bewaren, moet u altijd een afzonderlijke betaalrekening of creditcard gebruiken voor zakelijke transacties. Het combineren van persoonlijke en zakelijke accounts maakt niet alleen het bijhouden van gegevens ingewikkelder, maar kan ook tijdens een audit tot rode vlaggen leiden.
Accounting is afhankelijk van een rekeningschema voor het kader. Deze lijst met inkomsten- en uitgavencategorieën omvat bijvoorbeeld activa, verplichtingen, eigen vermogen, inkomsten, kosten van verkochte goederen (niet van toepassing op een servicebedrijf) en bedrijfskosten. Andere baten en lastenrekeningen worden toegevoegd zoals vereist.
Bij het traceren van financiële transacties moet elke transactie worden ingedeeld volgens het type. Financiële overzichten bevatten meestal alleen het totaal van elke accountcategorie, in plaats van individuele transacties. Een maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks financieel verslag, zoals de balans, bevat bijvoorbeeld de totale activa, totale verplichtingen en het resulterende eigen vermogen.
Wanneer financiële overzichten worden opgesteld, wordt de staat van het bedrijf op een balans weergegeven. Het is een momentopname van de financiële gezondheid van een bedrijf op een bepaald moment. Activa zijn tastbare of ontastbare zaken die het bedrijf bezit, zoals contanten, debiteuren (geld dat klanten aan het bedrijf hebben), investeringen, gebouwen, grond, uitrusting of andere bezittingen. Aan de andere kant zijn verplichtingen die het bedrijf verschuldigd is aan anderen, zoals leningen, creditcardrekeningen of hypotheken. Eigen vermogen of kapitaal, de derde categorie op een balans weerspiegelt de investeringen van het bedrijf in het bedrijf en eventuele winsten of verliezen voor het bedrijf sinds het begon. De drie categorieën moeten in evenwicht zijn, dus activa moeten gelijk zijn aan het eigen vermogen plus de verplichtingen van de eigenaar.
Andere boekhoudkundige categorieën zijn meestal niet opgenomen in grootschalige rapportage. Het inkomen, de kosten van verkochte goederen en de bedrijfskosten worden echter opgenomen in het grootboek van het bedrijf, dat bestaat uit het saldo van elk account dat door het bedrijf wordt bijgehouden. Inkomsten of inkomsten zijn de fondsen die door het bedrijf worden verdiend met de verkoop van goederen of diensten. Als het bedrijf goederen produceert in plaats van diensten verkoopt, worden de kosten van het product geregistreerd en worden de kosten van verkochte goederen genoemd. Bedrijfskosten, de kosten van het dagelijks runnen van het bedrijf, worden ook geregistreerd en omvatten hulpprogramma's zoals warmte en waterkracht voor het kantoor, internetdiensten of huur, onder andere.
Naast de balans is de winst-en-verliesrekening of winst- en verliesrekening (winst- en verliesrekening) een essentiële financiële staat die de omzet minus kosten weergeeft met het resulterende nettoresultaat.
Het is van vitaal belang om een bekwame accountant te hebben, ongeacht het soort bedrijf waarin u zich bevindt of in welke branche. Van zaken als compliance en regulering tot dagelijkse en langetermijnbegeleiding, accountants analyseren de meest gecompliceerde financiële aspecten van een bedrijf en geven belangrijk advies. Accountants kunnen u vertellen wat er goed gaat in uw bedrijf en u waarschuwen voor wat moet worden gewijzigd om een maximale groei te garanderen. Alle bedrijven moeten voorrang geven aan de boekhouding, of ze nu één toegewijd personeelslid, een aannemer of een heel team van management- en financiële accountants hebben.
