Vertrouwelijke informatie is elk gegeven dat u volledig privé wilt houden, of dit nu om zakelijke of persoonlijke redenen is. Als u vertrouwelijke informatie naar een andere partij verzendt, is dit een riskante actie. U moet het vertrouwelijke bericht beveiligen net zoals u alles zou beschermen waarvan u denkt dat het van grote waarde is.
Algemene scenario's
Bedrijven verzenden gewoonlijk vertrouwelijke informatie naar andere zakenpartners of collega's met betrekking tot topgeheime projecten. Een voorbeeld is als een bedrijf een fusie met een ander overweegt, het voorgestelde plan moet communiceren en niet wil dat concurrenten het nog weten. Een ander veelvoorkomend scenario waarbij een partij vertrouwelijke informatie moet verzenden, is als een filmschrijver een niet-uitgebracht script naar een regisseur wil sturen. Een werkgever zou een vertrouwelijk werkaanbod aan een kandidaat kunnen sturen, of de kandidaat zou kunnen vragen om zijn aanvraag privé te houden. In alle drie de gevallen is het verstandig om een begeleidende brief met vertrouwelijkheid samen te stellen als preambule van de bijgevoegde informatie.
Waarom een sollicitatiebrief?
Wanneer u vertrouwelijke informatie verzendt, via e-mail of e-mail, loopt u het risico dat deze wordt onderschept door onbevoegde derde partijen. Maar zelfs als de informatie de ontvanger op een veilige manier bereikt, riskeert u nog steeds onvoorzichtigheid van de kant van de beoogde ontvanger als het gaat om het beheren van de informatie en het privé houden ervan. U kunt het risico minimaliseren door een begeleidende brief samen te stellen die uw wens voor volledige vertrouwelijkheid versterkt.
Wat op te nemen
Een van de eerste items die op een begeleidende brief staat, is het label 'Vertrouwelijk' of 'Persoonlijk en vertrouwelijk', gedrukt in vetgedrukte letters met hoofdletters bovenaan of direct boven de hoofdtekst. Herinner de ontvanger in algemene termen aan de communicatie waarnaar wordt verwezen, zoals 'de discussie die we onlangs hadden met betrekking tot Project X.' Druk duidelijk uit dat alle inhoud van wat de ontvanger op het punt staat te lezen in volledige vertrouwelijkheid moet worden bewaard - geen feest moet het bekijken, behalve expliciet genoemde ontvangers.
Andere Overwegingen
Voordat u in bepaalde omstandigheden een vertrouwelijk document naar een andere partij verstuurt, is het verstandig om de persoon ertoe te bewegen om een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) te controleren en ondertekenen, vooral als het om uiterst vertrouwelijke gegevens gaat. De NDA definieert wat is opgenomen wanneer u verwijst naar vertrouwelijke informatie, de verplichtingen van de ontvanger en een specifieke tijdlijn voor het privé houden van de informatie. Bevestig de belangrijkste voorwaarden van uw geheimhoudingsovereenkomst in uw begeleidende brief. Voeg ook direct achter de begeleidende brief een kopie van de ondertekende NDA toe.
