Microsoft beschrijft de Outlook-agenda als een "kalender- en planningscomponent die volledig is geïntegreerd met e-mail, contacten en andere functies", waardoor de gebruiker afspraken en evenementen kan maken, vergaderingen kan organiseren, groepsroosters kan bekijken en andere taken kan uitvoeren. Outlook biedt ook mogelijkheden voor het maken van notities, een dagboek en surfen op internet en biedt derden de mogelijkheid om bedrijfs- en individuele agenda's op externe locaties te beheren. Outlook kan worden geconfigureerd en gesynchroniseerd met de PDA of smartphone van een persoon voor on-the-go-mogelijkheden en kalenderbeheer.
Open Outlook met een pc, PDA of een smartphoneapparaat. Outlook wordt geopend om het postvak, de e-mailtoepassing weer te geven. Aan de linkerkant van het scherm vindt u het kalendertabblad om toegang te krijgen tot de kalenderapplicatie.
Klik op het kalendertabblad om de persoonlijke kalendertoepassing te openen. In de agenda wordt vaak de huidige dag van de week of week weergegeven, met alle eerdere vermeldingen of afspraken voor een persoon of meerdere personen binnen het bedrijf.
Zoek de startknop boven aan het scherm en selecteer nieuwe items in het vervolgkeuzemenu. Een evenement, ongeacht het type, is een nieuw item en elke nieuwe gebeurtenis moet afzonderlijk worden ingevoerd.
Selecteer het tabblad voor de hele dag als de gebeurtenis de hele dag zal plaatsvinden. De meeste evenementen hebben een begin- en eindtijd. Er wordt een nieuw pop-upvenster voor gebeurtenissen gemaakt.
Voer een onderwerpkop voor de gebeurtenis in het onderwerpveld in. Het onderwerp is wat wordt weergegeven in de samenvatting van de agenda nadat de gebeurtenis is gemaakt. Er moet ook een locatie voor het evenement worden opgegeven.
Klik op het pictogram Opties om aan andere kijkers van de kalender de status van de gebeurtenis aan te geven. De statusindicatoren hebben een kleurcode en omvatten de afwezigheidsstatus, bezet, gratis of de status is voorlopig.
Selecteer de begin- en eindtijd van de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu. Als het evenement meerdere dagen duurt, geeft u dit aan met de start- en eindtijden en de gebeurtenis wordt over meerdere dagen weergegeven in de overzichtsweergave Dag / Week / Maand van de kalender.
Klik op de knop Opslaan om de toegevoegde gebeurtenis op te slaan en het browservenster te sluiten. De gebeurtenis moet worden weergegeven in de overzichtsweergave Dag / Week / Maand van de kalender. Als de agenda zich in een openbare map bevindt, kunnen anderen de gebeurtenis ook bekijken zodra deze is toegevoegd.
Herhaal bovenstaande stappen voor elke gebeurtenis. Niet-gerelateerde evenementen moeten afzonderlijk aan de kalender worden toegevoegd. Dubbelklikken op een datum in de kalenderweergave Dag / Week / Maand geeft toegang tot een snelkoppeling naar het pop-upvenster met invoegtoepassingen.
