Belangrijke ontmoeting? Aanstaande bloedbaan? Er kunnen vele redenen zijn om een overtuigende bedrijfsmemo uit te zenden. Alle gedistribueerde memo's moeten goed geschreven zijn omdat ze u en uw afdeling vertegenwoordigen. En natuurlijk wil je mensen overhalen om deel te nemen, te registreren, te geven of wat je hen ook maar vraagt. Door een aantal richtlijnen te volgen bij het opstellen van overtuigende memo's, kunt u de gewenste resultaten behalen.
Identificeer uw publiek
Begrijp de lezer of de doelgroep. Een memo voor uw team zal waarschijnlijk van toon verschillen van een memo naar de raad van bestuur. Hoewel ze altijd professioneel van aard zijn, moeten sommige memo's formeler van woord zijn. Andere factoren, zoals leeftijd, geslacht en opleidingsniveau, kunnen ook een rol spelen bij het schrijven van een overtuigende memo.
Geef uw thema op
Het klinkt misschien gek, want je denkt natuurlijk dat je weet waar je memo over gaat. Maar als u een duidelijk thema voor uw brief schrijft, kunt u zich concentreren op precies wat u wilt bereiken. Door het beknopt te noemen, kun je op het juiste moment komen zonder al te veel aanvullende opmerkingen. Het vermelden van het thema is alleen voor uw referentie tijdens het schrijven. U kondigt uw thema niet aan aan de lezers. Uw thema zou bijvoorbeeld kunnen zijn 'ondersteun de bloeddrive aanstaande dinsdag'.
Geef een overzicht van de memo
Ooh, het is dat gehate woord van de zevende klas op de middelbare school, 'outline'. Kom tot rust. Dit is slechts een informele overzicht van wie de lezer is, wat je hem wilt laten doen en waarom hij het zou moeten doen. Niemand zal dit zien behalve jij; er zal geen grammaticus over je schouder hangen of een rode pen erop plaatsen, omdat je niet altijd een punt B hebt dat bij je punt A past. Deze samenvatting helpt je alleen om je gedachten te ordenen. Je omtrek kan gewoon opsommingstekens zijn in volgorde:
- Steun de bloeddrive volgende dinsdag.
- Bloedaandrijvingen redden levens.
- Alle bloedgroepen zijn nodig.
- Een afspraak maken.
Voeg notities toe aan de omtrek waar details zinvol zijn:
- Steun de bloeddrive volgende dinsdag, 25 september, 8 uur 's middags
- Bloedaandrijvingen redden levens.
- Alle bloedgroepen zijn nodig.
- Maak een afspraak zodat u niet hoeft te wachten. Bel ____
Houd het kort en gericht
Begin met schrijven aan de hand van je outline en notities. Onthoud dat memo's kort en gericht zijn. Beschrijf bondig, maar in detail, wat je wilt dat de lezer doet, waarom, hoe een wanneer. Maak een lijst van de voordelen van het ondernemen van actie. Mensen zover krijgen dat ze het eens zijn met wat u voorstelt en doet zoals u heeft gevraagd, is het uiteindelijke doel van een overtuigende memo. Maar om mensen ervan te overtuigen dat wat u suggereert een goed idee is, moet u de lezers redenen geven waarom zij zich zouden moeten houden. Vertel mensen wat er zal worden gewonnen en geef de belangrijkste voordelen van doen wat u vraagt.
Bewerken en herschrijven
Controleer op grammatica en spelfouten. Hoewel het idee achter de memo belangrijk is, tellen kleine dingen ook mee. Een memo is overtuigender als het goed geschreven is en vrij is van grammaticale en typefouten. Zakenmensen hebben hoge verwachtingen. Als de notitie overtuigend is maar merkbare fouten bevat, zullen deze fouten de impact en effectiviteit van de notitie verminderen. Na de eerste versie zet je het opzij en kom je er binnen een paar minuten of een paar uur weer op terug, afhankelijk van hoeveel tijd je hebt voordat je het moet verzenden. Lees de notitie opnieuw en breng de wijzigingen aan waarvan u denkt dat deze deze zullen verbeteren.
Als je bijvoorbeeld denkt dat het meer overtuigingskracht zou kunnen gebruiken, doe dan een beetje onderzoek om overtuigende feiten:
- Steun de bloeddrive aanstaande dinsdag 25 september van 8 uur tot 12 uur.
- Bloedaandrijvingen redden levens. Alleen al vorig jaar werden ____ pints van bloed gebruikt in ons plaatselijke ziekenhuis als gevolg van noodsituaties en transfusies. Allemaal dankzij bloeddonoren.
- Alle bloedgroepen zijn nodig.
- Bel ____ om een afspraak te maken, zodat u niet hoeft te wachten.
Vraag eerst om feedback
Vraag feedback van anderen voordat u de notitie verzendt. Vraag een paar mensen wier mening u waardeert om het te lezen voordat u het verzendt. Vraag of ze zouden worden overgehaald om actie te ondernemen en zo niet, waarom. Luister naar suggesties en probeer eventuele nuttige ideeën in de memo op te nemen. Een overtuigende memo neemt meestal een paar concepten voordat het goed genoeg is om te worden verspreid.
