Projectcoördinatie - ook wel projectmanagement genoemd - vereist verschillende vaardigheden en het vermogen zich aan te passen aan een veranderende omgeving. Projectcoördinatoren zijn meestal verplicht om met een aantal personen te werken en hebben de capaciteit nodig om gegevens en personen te organiseren en te beheren. Hoewel elk project anders is, zijn enkele tips nuttig voor alle projectcoördinatoren.
Ontwikkel een gedetailleerd werkplan
Voordat een van de projectwielen begint te draaien, ontwikkel een gedetailleerd werkplan voor elk aspect van het project. Neem items op als een budget, tijdslijn, lijst met contacten en, indien nodig, noodplannen of antwoordscenario's. Het hebben van een plan helpt je om je door onzeker terrein te leiden terwijl je ook een algemene richting voor het project in kaart brengt. Verspreid het plan naar alle relevante actoren zodat elk lid van het project op dezelfde pagina staat.
Wees voorbereid om af te wijken van het Plan
Een gedetailleerd en duidelijk plan is essentieel voor projectcoördinatie, maar dat geldt ook voor het vermogen om te improviseren en om het plan waar nodig te veranderen. De beste projectcoördinatoren volgen een plan zolang het werkt; Als het plan er echter niet in slaagt om het project naar zijn doel te leiden of als het in een of meer gebieden tekortschiet, is het tijd om de plannen te wijzigen. Projectcoördinatoren moeten openstaan voor inbreng van andere teamleden bij het wijzigen van de plannen en wijzigingen moeten worden gecommuniceerd aan alle relevante actoren.
Communicatie minimaliseren
Communicatie is essentieel voor projectcoördinatie - verschillende actoren uit verschillende secties, organisaties, steden, staten of zelfs landen zullen vaak moeten samenwerken aan een bepaald doel. Dit vereist meestal frequente communicatie tussen partijen; dit proces mag echter niet slopend worden. Benoem een minimum aantal key communications officers en houd e-mails tot een minimum beperkt. Wat verschillende e-mails kost om uit te werken, kan vaak snel en eenvoudig worden georganiseerd via een telefoongesprek.
Ontwikkel leiderschapsvaardigheden
Leiderschapscompetenties zijn verreikend en vereiste vaardigheden variëren van project tot project. Sommige vaardigheden vallen echter op als essentieel voor succes bij projectcoördinatie - organisatie, intelligentie, openheid en zelfs een gevoel voor humor helpen om een sfeer te creëren die bevorderlijk is voor succes. Coördinatoren zijn niet perfect, maar ze kunnen beter of slechter zijn en er is altijd ruimte voor verbetering. Projectcoördinatoren moeten openstaan voor feedback van anderen en moeten nadenken over hoe hun leiderschapsvaardigheden op een meer nuttige en effectieve manier kunnen worden ontwikkeld en geïmplementeerd.
