Wanneer eerdere gesprekken met een goed opgeleide werknemer - iemand die weet wat verwacht wordt en geen obstakels heeft die hem beletten zijn werkverantwoordelijkheden uit te voeren - niet hebben geresulteerd in het gewenste werkgedrag of -prestaties, is een mondelinge waarschuwing de volgende logische stap. Een mondelinge waarschuwing is een vorm een disciplinaire actie die wordt uitgevoerd door uw verwachtingen hardop aan een werknemer te communiceren en hem te waarschuwen dat u verdere disciplinaire maatregelen zult nemen als zijn prestaties niet verbeteren.
Werk samen met iemand op de personeelsafdeling van uw kantoor of praat met uw directe chef om de juiste procedure voor het geven van een mondelinge waarschuwing te vinden. Als u bijvoorbeeld met de medewerker spreekt, moet u de waarschuwing nog steeds schriftelijk documenteren, zodat er een record is.
Bekijk alle opmerkingen die u in het verleden hebt gemaakt over gesprekken met de medewerker over dezelfde problemen die ertoe hebben geleid dat u besluit om een mondelinge waarschuwing uit te vaardigen. Verzamel de feiten van de situatie voordat u de medewerker confronteert, zodat uw doel en waarschuwing duidelijk zijn. Het kennen van de feiten helpt je ook om je positie te bepalen als de werknemer probeert met je in discussie te gaan over gebeurtenissen in het verleden. Neem nota van alles wat u eerder heeft gesuggereerd en dat de werknemer moet doen om zijn gedrag of werkprestaties te verbeteren. Plan om te bespreken waarom de strategieën niet werkten en waarom ze tot de mondelinge waarschuwing leidden.
Vraag een andere supervisor om te gaan zitten terwijl je de mondelinge waarschuwing geeft. Laat de medewerker u begeleiden naar een privéruimte of kantoor waar de andere supervisor al wacht. Laat de werknemer weten dat de aanwezigheid van de andere supervisor het gesprek moet zien. Leg de problemen met zijn werkgedrag of -prestaties op een beleefde, professionele manier uit. Vertel hem hoe hij het probleem kan oplossen. Vraag hem of hij het probleem begrijpt en vraag naar zijn ideeën om het probleem te verhelpen.
Vertel hem dat je hem een mondelinge waarschuwing geeft die een onderdeel wordt van zijn permanente werkrecord. Vertel hem of hij de aanbevolen stappen niet neemt om het probleem op te lossen, het kan leiden tot verdere disciplinaire maatregelen, tot en met het verlies van zijn baan. Vraag hem om te verifiëren dat hij begrijpt dat zijn baan in gevaar is.
Begin het gesprek positief, lever het negatieve nieuws en eindig positief. Laat hem aan het einde van het gesprek weten dat u zeker weet dat hij de nodige wijzigingen kan aanbrengen om zijn werkgedrag of prestaties te verbeteren. Wees te allen tijde stevig maar beleefd.
Documenteer de details van de mondelinge waarschuwing schriftelijk voor de administratie van de werknemer. Onderteken en dateer het document. Vraag de getuigende supervisor om het document te ondertekenen en te dateren. Deze stap is voltooid nadat de medewerker het kantoor heeft verlaten, omdat u de medewerker niet nodig hebt om een mondelinge waarschuwing te ondertekenen, omdat de toezichthoudende supervisor de mondelinge waarschuwing verifieert door middel van getuigen en handtekeningen. Als u de werknemer laat ondertekenen, kan hij later zeggen dat hij nooit een mondelinge waarschuwing heeft ontvangen, wat mogelijk juridische problemen kan veroorzaken.
Tips
-
Zelfs tijdens incidentele gesprekken met de medewerker over problemen met de werkprestaties, neemt u altijd notities om later naar te verwijzen.
Controleer of de medewerker begrijpt dat u een mondelinge waarschuwing geeft en de gevolgen hiervan. Gebruik de woorden 'mondelinge waarschuwing' en zorg ervoor dat hij weet dat zijn werk gevaar loopt, tenzij hij de juiste stappen neemt om het probleem te verhelpen.
Waarschuwing
Luister naar de uitleg van de werknemer wanneer u de mondelinge waarschuwing geeft. U kunt zich realiseren dat er een probleem is dat moet worden opgelost om de medewerker te helpen. Doe wat je kunt - redelijkerwijs mogelijk - om de medewerker te helpen zijn prestaties te verbeteren.
