Om een succesvol fundraiser-diner te organiseren, moet je goed plannen en weet je wat je donateur en de gemeenschap zijn waar de fundraiser uiteindelijk van profiteert. Een goede hoeveelheid voetenwerk van tevoren kan iedereen hoofdpijn besparen. Of u nu een evenementencoördinator bent voor een non-profitorganisatie of een enthousiaste vrijwilliger, er zijn enkele stappen die u kunt nemen om een winstgevende onderneming te helpen realiseren.
Stel uw budget vast. Het begrijpen van de fondsen die je hebt zal bepalen wat voor soort fundraiser diner je kunt houden. Een ding om over na te denken bij het factureren in geld is om te vragen of een dure high-end (en dure) fundraiser uiteindelijk ten goede komt aan de organisatie. Soms kan een scrappy, grassroots-affaire net zoveel geld opleveren zonder alle initiële kosten. Creativiteit is de sleutel.
Vraag om hulp. Deze gebeurtenissen hebben, zelfs als ze van meet af aan klein lijken, een manier om groter te worden dan we ons hadden voorgesteld. Probeer niet te veel alleen te doen; vraag om vrijwilligers om te helpen met de gastenlijst, opruimen, besturen van apparatuur of wat heb je. Door andere mensen aan boord te krijgen, kunnen mensen ook bijdragen aan een doel waarin ze geloven.
Identificeer de locatie zo snel mogelijk om deze te reserveren. Waar wordt dit diner gehouden? Zal het een kleine affaire zijn die in iemands huis kan worden gehouden of ben je op zoek naar een groter evenement? Probeer eerst de goedkopere opties te bekijken voordat u gewoon een zaal huurt; je hebt misschien een filantroop in je gemeenschap die jouw zaak goedkeurt en bereid zou zijn om je haar thuis te laten gebruiken als een middel om te doneren. Vraag ook naar buurthuizen, kerken en basisscholen waarvan de faciliteiten beschikbaar zijn voor weinig of geen kosten.
Bepaal wie het diner zal bereiden en hoe. Wordt dit evenement professioneel verzorgd of wordt de maaltijd bereid door leden van de organisatie? Een fundraiser-diner kan bijvoorbeeld worden gekookt door basisschoolkinderen. Een groep kinderen wil misschien geld inzamelen voor een lokaal doel en ze kunnen helpen een eenvoudige maaltijd te maken die ze zelf koken en serveren.
Nodig de gasten uit. Krijg een volledige lijst met vroegere en huidige donoren en deel uitnodigingen uit. Als je een vrijwilliger bent en geen directe toegang hebt tot deze database, neem dan contact op met het goede doel en vraag om een directeur of mediavertegenwoordiger te spreken om een actuele lijst te krijgen. Veel organisaties maken gebruik van e-mail en sociale netwerksites om het nieuws over hun evenementen bekend te maken. Dit bespaart een enorme hoeveelheid geld op papier en verzendingskosten.
Aanwijzen van entertainment. Het is een goed idee om iets anders dan het avondeten te hebben om je donateurs te vermaken. Als dit een fondsenwerver is voor een muziek- of dansschool, is een recital in orde. Een fondsenwerver voor jeugdsport kan lokale cheerleaders vragen om een paar routines uit te voeren, of misschien de kinderen vragen om een korte en grappige sketch te maken over waarom ze geld nodig hebben om door te gaan met hun activiteiten. Het tonen van een korte film over uw zaak kan ook een krachtige manier zijn om te laten zien hoe belangrijk de oorzaak voor uw gemeenschap is.
Follow-up periodiek voor het evenement. Misschien plant je dit evenement zes maanden verderop, dus is het een goed idee om van tijd tot tijd in te checken om er zeker van te zijn dat alles nog goed gaat. Dit hoeft geen wekelijks telefoontje naar de cateraar te zijn, maar u moet minstens een paar weken voor het afronden van eventuele last-minute details een afspraak maken.
