Gemeenschapsdienst is nobel werk - maar het zou vaak niet gebeuren zonder het aanzienlijke beenwerk dat achter de schermen plaatsvindt. Het organiseren van een evenement voor een gemeenschapsdienst is een veelzijdige onderneming en het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om elk detail bij te wonen. Voortgangsplanning is cruciaal, met alles van het stellen van doelen tot het delegeren van taken. Als je van tevoren een lijst met componenten aanpakt, vergroot je de kans dat je evenement succesvol zal zijn.
Kies een oorzaak. Veel soorten projecten vallen binnen het bereik van de gemeenschapsdienst. Sommige ideeën omvatten projecten om het milieu te bevorderen, veiligheid te bevorderen, misdaad te bestrijden of daklozen te helpen.
Overweeg de belangrijkste reden waarom het project nodig is. Als u het evenement in opdracht van een organisatie plant, moet u er rekening mee houden of het evenement past binnen de geest van zijn organisatorische missie.
Gestelde doelen. Bepaal de specifieke doelen van het project en zorg ervoor dat ze meetbaar zijn. Meetbare doelen helpen je om het evenement te evalueren nadat het voorbij is.
Ontwerp het evenement. Kies de datum, het tijdstip en de locatie. Overweeg vervolgens wat het zou kosten - zoals een interessante spreker, eten of een unieke activiteit - zodat mensen het evenement leuk en de moeite waard vinden.
Schets personeelsbehoeften. Bepaal specifieke taken en wie zal die taken uitvoeren. Rekruteer vrijwilligers om deze posities te vervullen.
Lijst benodigde bronnen, materialen en benodigdheden. Let voor de budgettering op of elk artikel wordt gedoneerd of gekocht. Geef de waarde in natura op als deze wordt gedoneerd.
Stuur via schriftelijke communicatie of persoonlijke presentaties potentiële partners - zoals mogelijke evenementsponsors - om deel te nemen aan het evenement. Deel een boeiend verhaal over hoe uw project een positief effect zal hebben op de gemeenschap. Leg ze dan uit wat ze kunnen doen om te helpen.
Een voorgesteld budget invullen met alle verwachte inkomsten en uitgaven. Neem alle middelen, materialen en benodigdheden uit uw lijst op in het uitgavenbudget. Zorg ervoor dat de waarde van gedoneerde items wordt weerspiegeld in het budget.
Promoot het evenement. Communiceer het evenement via alle mogelijke middelen, zoals persberichten, direct mail, persoonlijke uitnodigingen, posters, aankondigingen van websites en via verschillende socialemediakanalen. Eenvoudige mond-tot-mondreclame is ook zeer effectief om het woord uit te brengen. Zorg ervoor dat u het evenement promoot naar gebiedsscholen (indien van toepassing), omdat veel studenten verplicht zijn om uren van gemeenschapsdienst te verrichten en mogelijk bereid zijn om deel te nemen.
Bedenk een alternatief plan voor het geval er iets misgaat - het doet nooit pijn om een plan B te hebben. Beschrijf potentiële problemen (zoals slecht weer) die een succesvolle afronding van het project zouden kunnen belemmeren. Formuleer vervolgens oplossingen voor deze problemen (zoals het verplaatsen van het evenement naar binnen).
Formuleer een specifiek actieplan. Maak een lijst van de specifieke stappen om het project tot een goed einde te brengen. Toon geplande datums voor elke stap. Doorloop de stappen voor de dag van het evenement naar een aparte lijst, want dit kan de meest gedetailleerde en meest gerefereerde lijst zijn tijdens het evenement zelf.
