Een circulaire wordt gebruikt om dezelfde informatie met een groot publiek te delen. Het verschilt qua doel van een persoonlijke brief, die specifieke informatie naar een of enkele ontvangers stuurt. Cirkelletters worden vaak gebruikt om nieuwe informatie aan te kondigen of om beleid te verduidelijken. Ze zijn enigszins algemeen van aard, omdat ze veel gelezen worden. Het schrijven van een willekeurige circulaire vereist een aantal belangrijke stappen.
Ken je publiek. Voor circulaire brieven is het aantal lezers anders, dus het kan moeilijk zijn om het niveau van voorkennis van uw publiek te meten of bekend te zijn met de inhoud die u wilt delen. Overweeg echter de meerderheid van de waarschijnlijke lezers wanneer u schrijft, zodat uw brief nuttig is voor de meeste mensen.
Onderscheid maken tussen interne en externe circulaire letters. Een interne circulaire, hoewel verspreid naar een grote groep, is nog steeds beperkt tot een groep. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een interne brief aan werknemers verspreiden over een nieuw bedrijfsbeleid. Een externe brief daarentegen is een brief die wordt verspreid onder alle klanten of naar het publiek.
Gebruik de toon en stem die geschikt zijn voor het soort communicatie (intern of extern) waarvoor de ronde letter zal werken. Een strenge toon zou bijvoorbeeld geschikt zijn voor een circulaire voor alle werknemers die te maken hebben met te laat of afwezig zijn. Een strenge toon is echter niet geschikt om te gebruiken voor een brief die aan klanten wordt doorgegeven.
Deel alleen geautoriseerde informatie. Omdat circulaire brieven bedoeld zijn voor een groot publiek, zijn ze niet geschikt om vertrouwelijke informatie of details te onthullen die niet bedoeld zijn voor een breed publiek.
