Systemen en procedures zijn essentieel voor het succesvol runnen van een onderneming. Volgens Michael Gerber, zakelijk adviseur en auteur van de bestverkopende zakelijke gids "The E-Myth", besparen systeemgestuurde bedrijven tijd, veroorzaken ze minder stress en verdienen ze meer geld dan bedrijven die worden aangestuurd door het woord en de instructies van de eigenaar. Het maken van kantoorprocedures is een oefening in logica en organisatie, het best uitgevoerd in een stapsgewijze volgorde.
Bepaal de reikwijdte van de procedure, precies wat de procedure moet doen. Wees redelijk gedetailleerd, maar niet hinderlijk. U hebt bijvoorbeeld een procedure nodig voor het afhandelen van inkomende e-mail die verschilt van een procedure voor het afhandelen van uitgaande e-mail. U hebt geen andere procedure nodig voor ongewenste e-mail, facturen, tijdschriften en persoonlijke post. Die subcategorieën kunnen in dezelfde algemene kop worden opgenomen.
Bepaal wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de procedure, inclusief de deadlines of tijdlijnen die aan het proces zijn gekoppeld. De verantwoordelijke persoon hoeft dit niet persoonlijk te doen, maar moet contact opnemen met de gemachtigde om de voltooiing te garanderen en de kwaliteit te inspecteren. Deze definitie kan het beste worden toegewezen aan een titel in plaats van aan een persoon, zelfs als u weet wie op dit moment aan het werk is.
Maak een lijst van de afzonderlijke taken die inherent zijn aan dit proces. Zet ze in chronologische volgorde.
Schrijf een beschrijving van elke taak, inclusief redelijke tijdslimieten, de vereiste hulpmiddelen en de basisacties die nodig zijn. Voeg een "voltooiingsstatus" toe: hoe de taak eruit ziet wanneer deze is voltooid. De voltooiingsstaat is van vitaal belang voor het inspecteren van werk en het beoordelen van de prestaties van medewerkers.
Noteer de gevolgen van het niet voltooien van een taak binnen het gegeven tijdsbestek. Dit omvat disciplinaire maatregelen voor de werknemer en een noodplan voor problemen die voortvloeien uit het falen.
