Contractbeheer is het beheer van een juridisch bindende overeenkomst tussen twee of meer partijen. De contractmanager ontwikkelt het contractdocument van een schriftelijk verzoek om offertes, antwoorden van leveranciers en onderhandelingen met bieders. Nadat het contract is ondertekend, moet de contractmanager ervoor zorgen dat het contract wordt nageleefd. Een duidelijk, uitgebreid en afdwingbaar contract is essentieel om problemen die zich voordoen tijdens de uitvoering van het contract, met inbegrip van de algemene contractbeheeruitdagingen die in dit artikel worden besproken, met succes te verhelpen.
Werk is niet wat wordt verwacht
De beste manier om te voorkomen dat de uitdaging van werken niet is wat verwacht wordt, is om duidelijk uw verwachtingen in uw contract te definiëren. Zakelijke vereisten worden meestal gedocumenteerd in een Statement of Work. Betrek mensen bij alle niveaus van het bedrijf bij het vaststellen van vereisten en het schrijven van de Statement of Work, inclusief eindgebruikers. Gebruik geen jargon. Definieer alle zakelijke termen en acroniemen.
Budget of tijdlijn is overschreden
Leg in uw contract de omvang van het project duidelijk vast. Zorg ervoor dat het onderhandelde budget en de tijdlijn realistisch zijn. Breng een methode tot stand om het budget en de tijdlijn bij te houden om ervoor te zorgen dat u op schema zit. Op deze manier kunt u het budget en de tijdlijn continu volgen tijdens het project.
Gebrek aan middelen met de juiste vaardigheden
Het is van essentieel belang om aan beide zijden van het contract een projectteam te noemen die gemachtigd zijn om het werk uit te voeren. Een organisatieplan moet worden opgenomen als onderdeel van de contractvereisten. Definieer in het contract titels, zo niet individuen, om aan het project te werken en verklaar vaardigheden of certificeringen die vereist kunnen zijn. Het Organisatorisch Plan zal hierop verder gaan, inclusief een organigram van alle leden van het projectteam.
Projectstatus is onbekend
Vermeld in het contract dat een communicatieplan zal worden opgesteld. Dit plan moet bevatten wat nodig is in termen van statusupdates en routinevergaderingen, en ook hoe communicatie zal plaatsvinden met andere delen van de organisatie, vooral die mensen die werken aan afhankelijke projecten.
Verandering komt voor
Het structureren van het contract om ervoor te zorgen dat risico's wekelijks worden geïdentificeerd en beoordeeld door het team, is de beste manier om je voor te bereiden op verandering. Het contract moet eisen bevatten om het risico te beoordelen en oplossingen te vinden om risico's te beperken. Bovendien moet een formeel proces voor wijzigingcontrole in uw contract worden opgenomen.
Betaling is betwist
Definieer methoden en processen in uw contract om te belonen / bestraffen op basis van naleving van het contract. Definieer methoden om de voortgang te meten. Stel exacte acceptatiecriteria in. Deze duidelijkheid in het contract zorgt ervoor dat beide partijen begrijpen wat er wordt verwacht voor acceptatie en betaling.
