Als bedrijfseigenaar is het onmogelijk om alles te regelen. Contingentieplanning gaat over het herkennen van uw beperkingen en voorbereidingen treffen om zaken aan te pakken die u niet kunt vermijden: natuurrampen, terrorisme, hardwarefouten en andere gebeurtenissen die de dood van het bedrijf op zijn weg dreigen te stoppen. Goed gedaan, een noodplan zou je niet moeten laten schrikken. Het moet het vermogen van uw bedrijf vergroten om het hoofd te bieden als dingen niet zo soepel verlopen als verwacht.
Houd standvastig, zelfs bij rampen
Het hebben van een noodplan betekent dat, wanneer het onverwachte gebeurt, uw bedrijf de best mogelijke operaties kan behouden, afhankelijk van de ernst van de ramp. In plaats van failliet te gaan wanneer uw gebouw wordt getroffen door een tornado, kan de door u gekochte rampenverzekering bijvoorbeeld grote kosten dekken. Volgens een artikel van Darrell Rigby voor 'Forbes' redde de New York Board of Trade zichzelf door een tweede handelsvloer buiten het World Trade Center te bouwen. Dit noodplan voor terrorisme hield het bestuur gezond en in bedrijf, ondanks de aanslagen die plaatsvonden op 11 september 2001.
Bevoegd personeel
Een effectief noodplan schetst wie verantwoordelijk is voor wat in het gezicht van een ramp. Op voorwaarde dat u uw plan test en uw personeelsleden bewust maakt van hun taken, bespaart een noodplan tijd als het ergste gebeurt. In plaats van dat mensen wachten op richting, heb je een personeelsbestand vol met mensen die weten wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen. Er wordt minder tijd verspild aan het coördineren van werknemers en het geven van bestellingen, zodat u zich kunt concentreren op het omgaan met problemen waar u in uw oorspronkelijke plan geen rekening mee hield.
Plan voor het ergste
Wanneer u het slechtste van tevoren plant, zult u merken dat sommige rampen eigenlijk te voorkomen zijn. Zitten en nadenken over de risico's van uw bedrijf is alles wat nodig is om deze kwesties aan het licht te brengen. Misschien neemt u de databases van uw bedrijf bijvoorbeeld als vanzelfsprekend aan, maar uit risicoanalyse blijkt dat ze oud worden en u geen back-up hebt. Het vervangen van uw verouderde apparatuur en het ontwerpen van een back-upsysteem helpt een crisis te voorkomen voordat het gebeurt.
Voel je meer voorbereid
Wanneer je plant wat er kan gebeuren, ben je psychologisch beter voorbereid om met het onverwachte om te gaan. Zonder een plan op zijn plaats, moet je nadenken over welke stappen je moet nemen om eerste, tweede en derde stappen te ondernemen om schade door catastrofale gebeurtenissen te minimaliseren. Met een noodplan zijn deze basisprincipes al gedocumenteerd, waardoor je geest helder blijft om met hogere zorgen om te gaan. Als je weet dat je alles hebt gedaan wat je kunt doen om een slechte situatie aan te pakken, kun je problemen benaderen met een kalme, assertieve houding.
