Een te hoge betaling aan een werknemer is meestal het gevolg van een loonberekeningsfout. Als werkgever kan te veel betaald worden als u de werknemer meer uren of salaris betaalt dan waarop zij recht heeft of als u nalaat een verplichte of vrijwillige aftrek te doen. In beide gevallen kunt u de situatie verhelpen.
Raadpleeg de staatswet
Op het moment dat u de fout ontdekt, overlegt u met de afdeling arbeidsinspectie over de procedures voor het innen van te veel betaalde lonen. In veel staten kunt u dergelijke aftrekposten via de loonaftrek doen. Afhankelijk van het bedrag dat u verschuldigd bent, kunt u de betaling van een reeks loonstroken als forfaitair bedrag inhouden. De staatswet beperkt over het algemeen het bedrag dat u achterhoudt binnen één betaalperiode. Houd er rekening mee dat, naast verplichte aftrekposten, de staat mogelijk niet toestaat dat u enige aftrek maakt van de beloning van een werknemer zonder haar schriftelijke toestemming. Verder kan de staat u verbieden de aftrek te doen als hierdoor het inkomen van de werknemer daalt tot onder het vereiste minimumloon.
Terugbetalingsmelding
Het innen van de terugbetaling via loonaftrek kan handig zijn voor de werknemer, vooral als u de fout hebt gemaakt en de werknemer al het teveel betaalde heeft uitgegeven. Als u de fout ontdekt kort na het betalen van de werknemer en hem onmiddellijk op de hoogte stelt, kan de werknemer de overbetaling mogelijk meteen betalen. Als u de te veel betaalde bedragen via de loonheffing ophaalt, moet u de werknemer schriftelijk op de hoogte stellen van de situatie en details van de te veel betaalde bedragen opnemen, zoals wanneer het teveel betaalde, het bedrag, wanneer elke loonaftrek zal plaatsvinden en de aftrekbedragen. Geef de medewerker andere betaalmethoden, zoals een persoonlijke cheque, postwissel of contant geld. Als de schriftelijke toestemming van de werknemer nodig is om de aftrek toe te passen en de werknemer weigert, kunt u proberen het teveel betaalde terug te vorderen door een rechtszaak aan te spannen tegen de werknemer.
Afstudeerafstellingen
Wanneer u het teveel betaalde verzamelt, moet u ook de salarisadministratie van de werknemer dienovereenkomstig aanpassen. Als u bijvoorbeeld een te hoog salaris voor een bepaalde betaalperiode met $ 200 hebt betaald, moet u de aanpassing als een negatief beschouwen, zodat deze wordt weggehaald in de jaarwinst van de werknemer en haar W-2 correct is voor belastingdoeleinden. Wanneer u de werknemer teveel heeft betaald, worden ook belastingen en aftrekken in verband met het te veel betaalde bedrag uit haar salaris genomen. Payroll-software past de loonadministratie van de werknemer automatisch aan als u de te hoge betaling invoert als een negatief. Als u geen payroll-software gebruikt, moet u handmatig het verschil berekenen tussen haar oorspronkelijke aftrekposten en wat ze hadden moeten zijn. Het verschil is het teveel betaalde aftrekbedrag. Wanneer u het te veel betaalde salaris aftrekt van het loon van de werknemer, vermindert dit haar totale inkomen en past haar aftrekposten aan door de bedragen te verminderen. Als het te veel betaalde bedrag te wijten is aan een aftrek die helemaal niet werd gebruikt, pas dan de aftrek als positief aan, zodat deze wordt afgetrokken van haar inkomen.
Werkloosheid te veel belasting
U bent verplicht om elk jaar een federale werkloosheidsbelasting en een staatsexploitatielast te betalen tot een bepaald bedrag voor alle werknemers die u betaalt. Als u een werknemer te veel betaalt en u de jaarlijkse loonlimiet niet hebt gehaald, kan dit ertoe leiden dat u zowel de federale als de nationale werkloosheidsbelasting te veel betaalt. In dit geval meldt u federale werkloosheidsbelasting te veel aan de Internal Revenue Service en geeft u te veel werkeloosheidsbijdragen aan de overheidsinstantie, zodat u krediet kunt ontvangen voor het te veel betaalde bedrag.
