Het ontwikkelen van een afdelingbudget vereist een grondig begrip van het proces en de afdeling in kwestie. Beschouw een departementale begroting als een uitgavenplan voor het komende fiscale jaar. Bij het opstellen van het voorlopige papierwerk, rekening houden met variabelen die verband houden met baten en lasten, rekening houdend met een buffer als de verwachte inkomstencijfers niet worden gerealiseerd. Een degelijk, werkbaar budget is alleen zo goed als de cijfers die de architecten van het eindproduct hebben ingevoerd.
Stel redelijke doelstellingen in voor het komende fiscale jaar. Voorlopige cijfers moeten verwachtingen bevatten voor de onmiddellijke toekomst van de afdeling. Hoewel deze initiële berekeningen de neiging hebben om aan de optimistische kant te grenzen, probeert u om realistisch te blijven met de voorspelde aantallen. Vergeet niet dat budgetten een onderhanden werk zijn, dat het hele jaar door moet worden aangepast, dus het is beter om op de lange termijn verstandige verwachtingen in te dienen.
Zoek naar invoer. Neem contact op met andere leden van de afdeling, vooral diegenen die het meest bekend zijn met de dagelijkse operatie van het kantoor, voordat u zich vastlegt aan eventuele permanente figuren. Maak van de medewerkers een essentiële factor voor de voortgang van de budgettering. Zij vormen immers de frontlinie in elke zakelijke omgeving en hebben over het algemeen een uitzonderlijk inzicht in wat wel en niet werkt.
Analyse van de instroom. Realistische verwachtingen van het inkomen vereisen een analyse van de voorgaande begrotingen. Alvorens voorlopige cijfers in te voeren, vergelijk maand-tot-maand, kwartaal-tot-kwartaal en jaar-tot-jaar cijfers van het voorgaande jaar. Als er een uitzonderlijke omstandigheid verbonden was aan de cijfers van vorig jaar, ga dan twee jaar terug. Zoek naar trends die van invloed zijn op de inkomsten. Overweeg vakantie-uitgaven als het bedrijf een kleinhandelskarakter heeft. Kijk naar het eerste kwartaal van het voorgaande jaar als het bedrijf omgaat met inkomstenbelastingaangiften. Ongeacht het expertisegebied van het bedrijf, moet u rekening houden met factoren die specifiek zijn voor de onderneming en die de inkomende kasstroom oppompen of verwoesten. Het samenstellen van deze informatie maakt het budgetteren van cashflow een veel eenvoudiger proces.
Afvloei analyseren. Onverwachte uitgaven kunnen elk budget ondermijnen. Om budgetbrekers tot een minimum te beperken, moet u eerdere begrotingen van dichtbij bekijken om trends te bepalen. Overweeg personeel. Gaat er iemand met pensioen? Zijn ontslagen een mogelijkheid? Als het huren wordt voorspeld, hoe zit het dan met de training en andere kosten van een nieuwe medewerker? Houd rekening met de leeftijd van de apparatuur bij het berekenen van de kosten. Vraag of computers, printers of kopieermachines moeten worden geüpgraded in de komende budgetperiode. Als dit het geval is, moet u een stevige inschatting maken van de vervangingskosten voordat u het definitieve product ter beoordeling indient. Als voorraadvoorraad deel uitmaakt van het budget van de afdeling, houd dan niet alleen rekening met de kosten van de voorraad, maar ook met de kosten per vierkante meter voor de voorraad en het personeel en materiaal dat nodig is om het product te beheren. Kortom, analyseer elk detail om ervoor te zorgen dat het eindproduct het hele jaar werkt.
Bereid het budget voor. Als laatste stap bij het opstellen van het definitieve budget, overleg met managers van andere afdelingen. Hun inbreng kan consequenties hebben voor het budget voor uw afdeling. Vooruitkijken is het hoofddoel van elk budget. Het voorbereiden van het afdelingsbudget wordt een eenvoudige taak als het grondwerk dat nodig is om het af te ronden, van tevoren wordt vastgelegd. Houd er ook rekening mee dat een budget een kneedbaar document is dat consistent is met de doelstellingen van het bedrijf en eenvoudig kan worden aangepast als dat nodig is.
