Ondanks het feit dat de nadruk ligt op liefdesverdriet, presenteert het Elvis Presley-lied "Return to Sender" feitelijk verschillende geldige redenen waarom het postkantoor een pakket of een brief aan uw bedrijf kan retourneren. Een onjuist adres, inclusief straatnummer of postcode, kan een factuur sturen of terugsturen. Een gebrek aan doorstuuradres voor een beoogde ontvanger of onvoldoende frankering zijn ook hoofdredenen voor afwijzing.
Sorry, we zijn verhuisd
Voor bedrijven met maandelijkse factureringsprogramma's kan een adreswijziging voor de klant een factuur terugsturen. Idealiter neemt een persoon die adressen verplaatst contact op met elk van zijn key-accounthouders om een nieuw adres te rapporteren en een adreswijziging in te dienen bij de United States Postal Service (USPS). Het postkantoor markeert dan de e-mail bestemd voor de ontvanger en plaatst een zelfklevend adreslabel op de voorkant, waarmee deze naar het nieuwe adres wordt doorgestuurd.
Wanneer dit niet gebeurt, blijft uw bedrijf letterlijk en figuurlijk de rekening houden. Als een klant de stad verlaat die uw bedrijf te danken heeft aan een grote som geld, blijft u verklaringen verzenden voor een bepaalde periode in het geval dat er later een doorstuurverzoek wordt ingediend. Overweeg na drie tot zes maanden om het account bij een incassoservice te plaatsen of gebruik een skip-tracing-service om nieuwe contactgegevens te vinden.
Postwissel Box Only, alstublieft
Er zijn veel situaties waarbij het fysieke adres van een persoon mogelijk niet overeenkomt met zijn postadres via de USPS. In sommige gevallen wordt huis-aan-huispostbezorging mogelijk niet aangeboden, maar wordt een community-mailbox gebruikt, zoals die in een appartementencomplex of een postbus. Dit zou alleen van invloed zijn op artikelen die via de USPS worden verzonden, aangezien zowel FedEx als UPS leveren aan straatadressen of vooraf aangewezen pakketafgiftepunten - bijvoorbeeld het kantoor van een appartementencomplex. Uw klant kan het onderscheid niet realiseren wanneer het verzendadres voor een artikel wordt opgegeven. Om problemen bij verzending in de toekomst te voorkomen, geeft u in het proces voor het verzamelen van adressen op dat u verzendt via USPS en moet u worden gewaarschuwd als een klant thuisbezorging niet via de service kan ontvangen.
Ongepaste adressen
Reik naar een klant of klant wanneer een poststuk wordt teruggestuurd voor een verkeerd adres om het probleem te bepalen. Als het een probleem is met een postbus / straatadres, kan het probleem worden verholpen door een alternatieve service te verzenden. In andere gevallen kan een ernstige fout in een bestelformulier of een blanco het probleem veroorzaken. USPS sorteermachines zijn afhankelijk van adressen die voldoen aan een standaard van naam, straatadres en een laatste regel bestaande uit de stad, staat en postcode. Wanneer een brief niet over een deel van deze informatie beschikt, kan dit leiden tot sorteerproblemen, vertragingen of retouren.
Een klein postkantoor ontvangt mogelijk een brief aan John Smith op Elm Street zonder postcode en weet waar de brief moet worden bezorgd vanwege het adres van de straat en de vermelding van de naam van de stad. Echter, dezelfde brief verzonden naar een grote stad met meerdere straten met het woord "Elm" en meerdere John Smiths zou moeilijker vast te pinnen zijn. Als het postkantoor niet kan vaststellen dat het artikel bij de juiste persoon wordt afgeleverd, wordt het teruggestuurd naar de afzender. Voordat u officiële zakelijke documenten verzendt, moet u altijd uw verzendetiketten controleren op adresfouten of onvolkomenheden op het etiket, zoals vlekkerige inkt, die leveringsproblemen kunnen veroorzaken.
Onvoldoende portokosten
Pakketten en brieven worden ook teruggestuurd naar de afzender voor onvoldoende frankering. Bij Express Mail is het retourneren verplicht. Bij andere postklassen kan het artikel met gepaste of geretourneerde post naar de ontvanger worden verzonden. De ontvanger behoudt echter het recht om levering te weigeren en de extra kosten niet te betalen. Investeer in een digitale weegschaal van hoge kwaliteit als uw bedrijf regelmatig artikelen verzendt en port koopt via een online service, zoals Click-N-Ship, waarmee het gewicht van de verpakking onafhankelijk kan worden ingevoerd.
