Of u nu een privé-evenement of een bruiloft organiseert, er moet altijd een contract bij betrokken zijn. Een cateringcontract is een overeenkomst tussen u - de cateraar - en uw klant. Het is belangrijk om een solide contract te maken dat uw taken aan de klant definieert, maar ook de plichten van de klant tegenover u. Ongeacht wat er op het contract staat, zorg ervoor dat u en uw klant allebei uw naam op het contract zelf moeten ondertekenen, dateren en afdrukken.
Evenement informatie
Een van de eerste dingen die je cateringcontract moet vermelden is de naam van de klant, de datum en het tijdstip van het evenement en de locatie van het evenement. Deze informatie moet in het contract worden vermeld, zodat de klant en u akkoord gaan met de voorwaarden van het contract voor die genoemde datum. Zorg ervoor dat de contactgegevens van de klant ook in het contract worden vermeld, zoals e-mailadres, telefoonnummer of faxnummer.
Kosten
Dit deel van het contract moet de kosten van het evenement en de kosten die aan de klant in rekening worden gebracht, opsplitsen. Te vermelden items onder de kosten zijn het minimum- en maximum aantal gasten, de prijs per persoon, de prijs per onderliggende gast, het type service dat de klant bestelt en de totale geschatte kosten van het evenement dat wordt verzorgd. In het geval u extra kosten in rekening brengt voor langere service-uren of moeilijk vervoer, moeten die mogelijke kosten ook in uw contract worden opgenomen.
Soorten service en personeel
Het is belangrijk voor de klant om te begrijpen hoeveel servers hij krijgt voor zijn onderhandelde prijs en het type service dat hij bestelt, zodat er geen verwarring is bij het evenement.Vermeld in het contract welk type service de klant krijgt, zoals een buffet, voorverpakte hapjes of een sit-event. Vermeld in het contract hoeveel servers, busmensen en barmannen aanwezig zijn in uw bedrijf en vermeld eventuele kosten voor extra servicemedewerkers.
Menu en dranken
Een cateringcontract moet een volledig overzicht hebben van het menu dat de klant ontvangt op haar evenement. Inclusief gerechten, hapjes en drankjes op het contract. Dit voorkomt elke verwarring van een klant die een factuur later moet vergelijken als ze niet tevreden is met haar service.
Voorwaarden
Het laatste deel van een cateringcontract moet de algemene voorwaarden bevatten van de relatie tussen u - de cateraar - en de klant. Lijstinformatie over uw aansprakelijkheidsverzekering, de uiterste datum waarop de klant wijzigingen kan aanbrengen in zijn aantal gasten of menu en betalingsinformatie. Verdeel de betalingsinformatie door het bedrag van een aanbetaling, het bedrag van de aanbetaling dat kan worden gerestitueerd en wanneer de laatste betaling op het saldo door de klant verschuldigd is. Geef een overzicht van uw annuleringsbeleid en of een klant een terugbetaling ontvangt voor het annuleren van een bepaalde datum.
