Het voorbereiden van een functioneringsgesprek voor een medewerker vereist dat de beoordelaar specifieke informatie opneemt in een geschreven document. Vermijd vage of algemene verklaringen en persoonlijke meningen die niet kunnen worden onderbouwd. Door een functioneringsgesprekdocument specifiek en duidelijk te houden, wordt het een nuttig document dat kan worden bewaard in het personeelsdossier van een medewerker en waarnaar wordt verwezen tijdens de volgende beoordeling.
Active Tense
Schrijven in de actieve tijd is een sleutel tot het schrijven van een functioneringsgesprek. Bij het vermelden van doelen voor de komende beoordelingsperiode, start elk van deze doelen met een werkwoord. Deze frasering roept de werknemer tot actie en vertelt hem wat hij moet doen. Enkele sleutelwoorden uit de actieve tijd die in een functioneringsgesprek kunnen worden gebruikt, zijn 'voltooid', 'bereiken' en 'produceren'. Volgens de website van de American Foreign Service Association vermindert het schrijven in een actieve tijd het risico op verwarring in doelen en doelstellingen die in het functioneringsgesprek zijn geschreven.
Definieer Pronouns
Als voornaamwoorden zullen worden gebruikt in een functioneringsgesprek, zorg er dan voor dat duidelijk is voor wie of wat het voornaamwoord verwijst. Om dit te doen, moet je ervoor zorgen dat je specifiek aan het begin van de beoordeling verwijst naar de groep, persoon of taak en spaarzaam gebruik van voornaamwoorden om ernaar te verwijzen. Vermijd het gebruik van meerdere voornaamwoorden in een functioneringsgesprek wanneer ze kunnen worden vervangen door specifieke namen, groepen of organisaties die de beoordeling kunnen verduidelijken.
Nummers en statistieken
Wees specifiek bij het specificeren van doelen. Wees ook specifiek als u refereert naar prestaties die in de afgelopen beoordelingsperiode zijn verricht. Verwijs zoveel mogelijk naar nummers. Gebruik geen brede uitdrukkingen zoals "boven doel" zonder te definiëren wat het doelwit was. Het gebruik van een nauwkeurig doel maakt de beoordeling duidelijk en specifiek, en beperkt de kans op verwarring als ernaar wordt gevraagd wanneer de werknemer een promotie aanvraagt of een verhoging aanvraagt. Geef specifieke voorbeelden bij het verstrekken van deze nummers. Iemand die op een "hoger dan verwacht niveau presteerde" zeggen, is veel minder precies dan te zeggen dat ze "zijn doelstelling van 20 rapporten die dit jaar zijn voltooid, met vijf rapporten heeft overtroffen, wat 25 procent was ten opzichte van haar verklaarde doel."
data
Gebruik datums in de prestatiebeoordeling. Deze datums moeten verwijzen naar specifieke gelegenheden in de afgelopen beoordelingsperiode wanneer de medewerker haar beoordeling geeft, met specifieke voorbeelden van positieve of negatieve prestaties. Geef bij het stellen van doelen een datum op waarop het doel moet worden behaald. Als het vóór het einde van de huidige beoordelingsperiode moet zijn voltooid, neemt u de datum op waarop de huidige beoordelingsperiode eindigt. Dit helpt om doelen te verduidelijken en ze specifiek te maken.
