Wanneer contant geld wordt doorgegeven aan een andere persoon in een zakelijke omgeving, moet een registratie van de transactie worden vastgelegd. Werknemers krijgen vaak toegang tot geld om te betalen voor kleine aankopen die ze namens het bedrijf doen. Het kasfonds wordt klein geld genoemd en wordt gebruikt om te betalen voor zaken als kantoorbenodigdheden, maaltijden en geschenken. Alle uitbetalingen moeten worden bijgehouden in een dagboek, samen met alle ontvangsten voor elke uitbetaling.
Maak journaalkolommen voor de volgende velden: Datum, Ontvanger, Beschrijving en Bedrag.
Ontvang de kwitantie voor elke aankoop en tel het exacte bedrag van de aankoop, inclusief belasting terug naar de werknemer.
Vul alle journaalvelden in en bewaar de kassabon bij het journaal. Neem credits op wanneer het fonds wordt bijgevuld.
Controleer aan het einde van de maand de kwitanties voor elke aankoop met de grootboekitems.
Trek de totale maandelijkse uitbetalingen van de balans af op de eerste van de maand. Controleer of de bedragen overeenkomen of maak een notitie en een aanpassingsitem om rekening te houden met het verschil.
