Grote organisaties en bedrijven met meerdere locaties worden geconfronteerd met een vorm van financiële fraude, die spookmedewerkers wordt genoemd. Om ze te detecteren en uiteindelijk te voorkomen, nemen deze bedrijven routinematig deel aan het uitvoeren van spookcontroles.
Ghost-werknemers gedefinieerd
Ghost-werknemers - soms ook fantoommedewerkers genoemd - zijn namen op een loonlijst aan wie loonstaten worden uitgegeven, maar die geen echte werknemers zijn en geen werk verrichten. Ze De term "geestelijk medewerker" wordt gegeven omdat de werknemer op papier bestaat maar niet op de werkplek bestaat; de banen waaraan geestmedewerkers zogenaamd worden toegewezen, worden vaak no-show-banen genoemd. Het kan lang duren om spookmedewerkers te vinden zonder de hulp van spookaudits. Strikte interne controles kunnen spookmedewerkers helpen voorkomen.
Sluipen Ghost-medewerkers naar Payroll
De meeste organisaties vereisen documentatie van het inhuren om iemand op de loonlijst te plaatsen, wat in het algemeen betekent dat een supervisor of manager - iemand met de bevoegdheid om de salarisadministratie te leiden om een nieuwe werknemer toe te voegen - betrokken moet zijn. Soms is ook een medewerker van de salarisadministratie betrokken. Geestelijke medewerkers worden toegevoegd aan de loonlijst door, onder andere, het creëren van een fictieve werknemer, met behulp van de naam van een beëindigde werknemer, nieuwe werknemers in het systeem één betaalperiode te plaatsen voordat ze voor het bedrijf gaan werken en tijdelijke werknemers aan de loonlijst toe te voegen. In sommige gevallen verwijderen de mensen die ghost-werknemers op een loonlijst stelen ze na slechts een paar weken, waardoor het moeilijker wordt voor een toekomstige audit om te identificeren.
Het uitdoven van Ghost-medewerkers
Hoewel het bestaan van spookmedewerkers soms kan worden blootgelegd in een routine-audit, volstaat in de meeste gevallen de verstrekte documentatie om aan een dergelijk onderzoek te voldoen. Ghost-audits zijn specifiek ontworpen om spookmedewerkers te ontmaskeren en nauwkeurig de salarisadministratie en het gedrag van medewerkers te onderzoeken op aanwijzingen voor geesten. Deze audits zijn nuttig gebleken, vooral voor grote organisaties. In 2009 bijvoorbeeld vond een audit van de Detroit Public Schools meer dan 250 ghost-medewerkers - een fraude die het systeem in vier jaar tijd meer dan $ 400.000 kostte.
Ghost Audit-processen
Een van de meest effectieve methoden voor het uitvoeren van een spookaudit is om alle werknemers te verplichten hun salaris of directe storting in persoon op te halen. De loonstrookjes of stubs van de geestelijk medewerkers worden niet verzameld. Dit is hoe de Detroit Public Schools bepaalden hoeveel spookwerknemers het had. Andere effectieve spookcontrolewerkwijzen omvatten het zoeken naar werknemers die geen vakantie hebben genomen, geen fysiek adres vermelden en geen inhoudingen op hun salaris ontvangen (voor sociale zekerheid, belastingen of verzekeringen). Daarnaast zoeken degenen die spookaudits uitvoeren op meerdere directe stortingen naar dezelfde bankrekening, ongeldige burgerservicenummers en ontbrekende werknemersinformatie.
