Een technisch voorstel is een van de belangrijkste taken bij het schrijven van zakelijke of technische teksten. Een goed geschreven voorstel kan uw organisatie een nieuwe verkoopklant, een groot project of een subsidie voor onderzoek of andere activiteiten garanderen. Voor veel organisaties zijn effectieve technische voorstellen essentieel voor hun aanhoudende succes.
Items die je nodig hebt
-
Verzoek om voorstel (RFP)
-
Tekstverwerkingssoftware
Bestudeer de aanvraag tot het indienen van voorstellen, of RFP, van dichtbij. Veel organisaties versturen RFP's wanneer ze voorstellen voor een product of dienst willen. RFP's bevatten richtlijnen over wat de voorstellen moeten omvatten, alsook over wanneer en aan wie ze moeten worden voorgelegd. Een goed voorstel mag niet afwijken van de richtlijnen in de RFP. Helaas kunnen sommige RFP's vaag zijn en weinig begeleiding bieden. Dit is vooral problematisch als u probeert kostenramingen in uw voorstel te ontwikkelen. Stap 4 biedt suggesties voor het omgaan met vage of onduidelijke RFP's.
Plan uw voorstel voordat u het schrijft. Vaak weet u niet meer over de klant of financieringsbron dan wat in de RFP staat. Maak je huiswerk en leer wat je kunt over de organisatie en haar besluitvormers. Besteed vervolgens enige tijd aan brainstormen over de behoeften van de organisatie. Voorstellen die weinig of geen begrip hebben voor de behoeften van een klant, zijn vaak het gevolg van te snel schrijven zonder de tijd te nemen om na te denken over de klant.
Stel uw voorstel op. Variabelen zoals de grootte en omvang van het project, evenals de potentiële klant die uw voorstel ontvangt, bepalen de lengte en indeling. In sommige situaties is een korter memo-achtig voorstel aangewezen. Andere situaties, zoals grote projecten of subsidievoorstellen die naar grote organisaties worden gestuurd, zullen vragen om langere voorstellen die zijn geschreven als een formeel technisch rapport.
Neem in de tekst van uw voorstel een schema op voor leverbare goederen of taken en een schatting van de kosten. Volg de specificaties in de RFP. Als de RFP vaag is, zijn er een aantal manieren om hiermee om te gaan. Een suggestie is om uw potentiële klant een aantal opties aan te bieden waaruit u kunt kiezen. Een alternatief is om uw eigen aannames te maken en deze in het voorstel op te nemen. Ten derde kunt u contact opnemen met de potentiële klant en veel vragen stellen. Veel klanten zullen dit waarderen, omdat het laat zien dat u om het project geeft.
Organiseer het voorstel op zo'n manier dat het de aandacht van de lezers trekt en focus op de belangrijkste punten. Begin met een samenvatting die uw voorstel samenvat. Uitbreiden van de details, inclusief kosten, in de hoofdtekst van het voorstel. Sluit af met een conclusie die de nadruk legt op de voordelen van het kiezen van uw bedrijf. Houd abstracts, samenvattingen en conclusies beknopt en zo vrij van technisch jargon als mogelijk, zodat ze toegankelijk zijn voor alle lezers, ongeacht technische kennis. Ontwikkel technische details in de tekst van het voorstel.
Bewerk en formatteer uw voorstel, zorg ervoor dat het vrij is van fouten en dat het document gemakkelijk te lezen is. Benadruk hoe uw project de behoeften van de klant zal dienen. Overweeg om de kwalificaties van sleutelpersoneel uit te leggen voor het project dat u voorstelt. Gebruik lijsten (met opsommingstekens of cijfers) om belangrijke punten te markeren. Gebruik koppen en subkoppen om grote blokken tekst op te splitsen.
Tips
-
Formatteer uw voorstel met een "abstract, body, conclusie," of ABC, aanpak.
Bepaal de behoefte aan wat wordt voorgesteld.
Wees realistisch in uw kostenramingen en planning.
Richt de aandacht op de conclusie - dit is uw kans om een blijvende indruk te maken.
Zorg ervoor dat kosteninformatie gemakkelijk te vinden is, omdat lezers er naar zullen zoeken.
