Een bedrijf is een entiteit die gescheiden is van de mensen wiens ideeën het hebben gecreëerd. Wanneer een ondernemer dit opneemt, ziet hij af van de status van een eenmanszaak en staat het bedrijf toe om alleen te staan als een legaal wezen. In ruil daarvoor geniet de ondernemer beperkte aansprakelijkheid, bescherming van persoonlijke bezittingen en belastingvoordelen. Hoewel het bedrijf een entiteit op zich is, als een denkbeeldig wezen, kan het bedrijf niet de noodzakelijke procedures en het protocol uitvoeren dat moet worden uitgevoerd opdat het bedrijf zijn status behoudt en legaal opereert. Deze zakelijke huishouding moet worden gehandhaafd.
formaliteiten
Consultingadvocaat Robert G. André bespreekt de formaliteiten waaraan een bedrijf moet voldoen in zijn publicatie getiteld 'Corporate' Housekeeping. '"Het bedrijf moet zich houden aan alle overheidsvereisten, zoals het indienen van een jaarverslag bij de staat en het onderhouden van de benodigde zakelijke licenties. Het bedrijf moet zich houden aan alle ondernemingswetten, die gewoonlijk jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen, vergaderingen van de raad van bestuur en notulen (een transcriptie) van die vergaderingen vereisen.Daarnaast moeten aandeelhouders bewust worden gemaakt van beslissingen die van invloed zijn op het welzijn van de onderneming. beslissingen, zoals fusies, overnames of liquidaties, mogen niet worden uitgevoerd voordat een stem van een aandeelhouder wordt uitgebracht.
Financiën
Het bedrijf moet zijn financiën op orde hebben. Als het bedrijf geld leent aan een geïnteresseerde partij (iemand die iets te winnen heeft), moet de lening een wettelijke rente hebben en boetes wegens te late betaling ontvangen, zoals bij elke andere lening. De onderneming moet voldoende kapitaal verschaffen om haar risico's en aansprakelijkheden te dekken. Als een bedrijf met weinig kapitaal is gevormd en een hoge schuld heeft, kan de rechtbank dit beschouwen als een misbruik van het systeem en crediteuren in staat stellen na hun persoonlijke vermogen te komen. Bovendien zou het overdreven "hoge salaris, bonussen of andere betalingen aan insiders" problemen voor de onderneming kunnen veroorzaken, beweert André.
Zaken zijn zaken
Een bestuurslid of ondernemer kan bedrijfsfondsen niet combineren met persoonlijk geld. In haar artikel uit 2010 getiteld 'Attend to your corporate housekeeping' noemt bedrijfsjurist Nina Kaufman in New York deze 'commingling of funds'. Deze accounts moeten volledig gescheiden worden gehouden. Het mengen van deze fondsen vraagt om problemen.
archief
Adequate documentatie en documentatie zijn ook essentieel voor een goede bedrijfsvoering. Het bedrijf moet beschikken over documentatie zoals de details van elke vergadering die het bedrijf houdt, boekhoudkundige gegevens, een register van elke aandeelhouder en kopieën van schriftelijke communicatie aan aandeelhouders. Een legitiem papieren spoor is de beste vorm van bescherming voor het bedrijf en zijn belanghebbenden, beweert André.
