Hoe een standaard werkprocedure te schrijven. Een standaard bedieningsprocedure of een "SOP" is een document met instructies voor het uitvoeren van een taak. Het zorgt ervoor dat routineklusjes veilig worden uitgevoerd en in overeenstemming met de geldende voorschriften. U kunt een gezaghebbende standaard-bedieningsprocedure schrijven door deze stappen te volgen.
Vraag medewerkers die de SOP gebruiken voor hun input over hoe de taak moet worden uitgevoerd. Verwacht dat het document meerdere concepten zal ondergaan voordat een finale kan worden gegenereerd. Laat de werknemers zelf de concepten nakijken voor aanvullende suggesties.
Bereid een eerste versie voor. Dit concept moet alle noodzakelijke stappen in de procedure in kaart brengen. Bepaal of grote stappen kunnen worden opgesplitst in kleinere stappen. Maak een eenvoudig stroomdiagram om als een waardevolle eerste versie te dienen.
Schrijf de eerste pagina inclusief een korte inleiding met een overzicht van de volledige taak. Op deze manier moeten medewerkers die normaal één stap tegelijk lezen en uitvoeren, een voorbeeld van de taak van begin tot eind bekijken voordat ze beginnen.
Maak een koptekst op de eerste pagina. Het moet de bedrijfsnaam en het bedrijfsonderdeellogo, de documenttitel, de datum van oprichting en het specifieke documentnummer bevatten, zoals toegewezen door personeel voor documentcontrole. Voeg ook een nummer van een probleem toe dat is gegenereerd door wijzigingsbeheer.
Maak een tabel direct onder de kop getiteld 'Wijzigingsgeschiedenis en goedkeuringen'. Neem kolommen op voor de uitgiftedatum van de SOP, beschrijving van wijzigingen en handtekeningen voor de SOP-originator, afdelingsmanager en de kwaliteitscontrolebeheerder. De beschrijving van de wijzigingen in het kort dient een samenvatting te zijn van alle herzieningen die zijn aangebracht in de SOP sinds de aanmaak ervan. Elke herziening moet worden ondertekend door de initiatiefnemer.
Begin de tweede pagina met het doel van de SOP. Neem de scope, de inhoud van het document, definities van termen of afkortingen die worden gebruikt in de SOP, verantwoordelijkheden van personeel betrokken bij de procedure en verwijzingen naar documenten waarop de SOP berust, zoals handelsnormen, op.
Beëindig de SOP door de procedure in korte stappen te beschrijven. Gebruik eenvoudige taal en vermijd het beschrijven van meerdere stappen in dezelfde zin. Zodra de taak gedetailleerd is, dateert u het document en laat u het ondertekenen door het juiste regelgevende personeel. E-mail de SOP naar de afdeling documentcontrole en de manager die verantwoordelijk is voor de implementatie van de procedure.
