Als het gaat om het beheren van speciale evenementen, kan het moeilijk zijn om het succes te evalueren, omdat dingen zelden gaan zoals gepland en er altijd ruimte is voor verbetering. Een gap-analyse maakt het meten van het succes van speciale evenementen veel gemakkelijker. Een gap-analyse creëert een reeks doelen voorafgaand aan het evenement en vergelijkt deze doelen met de werkelijke resultaten. Hiermee kunt u beoordelen hoe succesvol een evenement is geweest om deze doelen te bereiken.
Schrijf een lijst met doelen op die je wilt bereiken voorafgaand aan het speciale evenement. Deze doelen moeten meetbaar zijn. Voorbeelden van doelen voor een speciale gebeurtenis kunnen zijn: het aantal aanwezigen, het niveau van mediadekking, kosten of een verhoogde naamsbekendheid. Welke doelen u ook kiest, zorg ervoor dat ze zijn wat u van cruciaal belang acht voor het succes van de speciale gebeurtenis. De doelen moeten specifiek zijn; als uw doel het aantal deelnemers is, noteer dan het specifieke nummer dat u wilt bereiken.
Noteer een lijst met prestaties na het evenement. Neem alleen de elementen op die u in uw doelen had uiteengezet. Nogmaals, u wilt specifieke cijfers gebruiken. Zorg ervoor dat de cijfers die u gebruikt, vergelijkbaar zijn met uw doelen. Als het bijvoorbeeld uw doel was om 100 promotie-eenheden te distribueren tijdens het evenement, moet uw prestatie worden gemeten in eenheden (geen cases, ponden of dollarwaarde).
Bereken het verschil tussen je doelen en je prestaties. Dit is een relatief eenvoudig proces: je neemt eenvoudig het cijfer dat je hebt geselecteerd voor je doel en het cijfer dat je hebt behaald, en berekent vervolgens het verschil tussen de twee. Als je een doel had om 3.000 tickets te verkopen voor het speciale evenement en het werkelijke aantal was 2.000, dan heb je een voorsprong van 1.000 kaartjes. Als je 3000 of meer tickets hebt verkocht, bestaat er geen gat.
Schrijf een rapport op basis van de gaten die zijn opgemerkt in het evenement. Dit zal je helpen verbeteringen aan te brengen in de manier waarop je toekomstige speciale evenementen organiseert. Je moet alle lacunes meenemen, met mogelijke uitleg en suggesties voor verbeteringen, en alle resultaten waar geen hiaten waren, met uitleg waarom het doel werd bereikt.
Verspreid het rapport aan alle relevante partijen, inclusief iedereen die aan het speciale evenement heeft gewerkt en zal in de toekomst aan soortgelijke speciale evenementen werken. Dit zal hen in staat stellen de prestatiekloven bij het vorige evenement te begrijpen en hen advies geven over hoe verbeteringen in de toekomst kunnen worden aangebracht. Dit zal toekomstige prestatiekloofjes verminderen.
Tips
-
Vergeet niet om alleen meetbare doelen te gebruiken. Als u een minder tastbaar doel gebruikt, zoals een verhoogde merkbekendheid, moet u beschikken over een meetbare prestatie-indicator, zoals een toename van 20% in merkbekendheid onder deelnemers aan een evenement.
Waarschuwing
Gebruik alleen gegevens waarvan u weet dat ze betrouwbaar zijn. Schattingen of schattingen leveren geen bruikbare resultaten op en kunnen ertoe leiden dat u onjuiste conclusies trekt.
