Een Request for Proposal (RFP) is een document waarin u aannemers vraagt om te bieden op het door u gewenste werk. Het schetst de details van taken, vereiste kwalificaties, voorwaarden van het contract, indieningstermijn en instructies over hoe te reageren. Meestal stuurt u een paar weken voor het eigenlijke reactie-voorstel naar de RFP een intentieverklaring. Dit geeft de RFP-verstrekker een idee van hoeveel reacties te verwachten. Hoewel u online kwaliteits-RFP en letter of intent-sjablonen kunt vinden, is het verstandig eerst voorbeelden te bekijken van hoe u moet reageren en wat u moet opnemen of weglaten.
Ontcijfer de details
Lees deze grondig voordat u op een RFP reageert. Uiteindelijk moet uw antwoordvoorstel details bevatten over hoe u resultaten zult produceren die aan de vereisten voldoen. Wees voorzichtig als de RFP-vereisten de gewenste functies niet duidelijk aangeven of op geen enkele manier dubbelzinnig zijn. Je wilt niet dat je aan het einde van het project niet voldoet aan de vereisten. Zoek naar statistieken die bepalen hoe uw compliance zal worden gemeten. Beoordeel de straffen voor niet-naleving en weeg het risico. Begrijp hoe elk resulterend contract zou worden gedocumenteerd, gecontroleerd en beheerd om de overeenkomst te handhaven. Als de uitgever open staat voor vragen, neem dan contact met hen op om alles op te lossen dat vaag is. Vervolgens kunt u uw intentieverklaring met vertrouwen verzenden.
Basisvoorbeeld en overzicht van een intentieverklaring van RFP
Zodra u besluit om te reageren, stuurt u onmiddellijk een RFP-intentieverklaring naar het bedrijf dat de RFP heeft uitgegeven, waarin staat dat u van plan bent een voorstel in te dienen. Dit zorgt ervoor dat u updates of wijzigingen in de originele RFP ontvangt. Reageer niet met een handgeschreven brief of gebruik geen e-mail, tenzij expliciet opgedragen om dit te doen. Begin uw brief door aan te geven waarom u geïnteresseerd bent. Bevestig de deadline. Vermeld uw contactgegevens. Als voorbeeld van de tekst van uw brief kan het zo simpel zijn als:
"We willen graag onze interesse in de genoemde Request for Proposal (RFP) aangeven en op de hoogte worden gesteld van eventuele updates voordat we de vereiste datum invoeren."
Je kunt natuurlijk meer details toevoegen. Stel geen verhelderende vragen, waardoor uw intentie dubbelzinnig kan zijn.
Hoe zit het met een tijd om te onderhandelen?
Prijsonderhandelingen beginnen meestal later, zoals in de eerste biedingsfase, als u de shortlist maakt. U kunt er echter voor kiezen om een of twee alinea's in de intentieverklaring op te nemen, waarin de financieringsbehoeften van het project worden uiteengezet. Maar besef dat het te vroeg komen van financiële zaken van invloed kan zijn op uw kans om een contract te scoren.
Verzend het veilig
U wilt ervoor zorgen dat uw brief arriveert; verzend het via een aangetekende brief, zodat u een ontvangstbewijs ontvangt met leveringsrecord. (Deze United States Postal Service biedt deze service voor een lage vergoeding, raadpleeg hun website voor de huidige prijzen.) U kunt ook de bezorginformatie online volgen. U zou dan klaar moeten zijn om uw eigenlijke voorstel te schrijven om de contractuele rechten en verplichtingen te definiëren.
