Open-boek management kan een manier zijn om werknemers te informeren over het grote beeld van de financiën van een bedrijf, maar het heeft ook een aantal risico's. Er moet zorgvuldig worden overwogen wie financiële informatie ziet, hoe deze wordt gebruikt en wat alleen voor de ogen van het management moet blijven.
De cijfers verklaren
De boekhoudpreadsheets van een bedrijf, budgetregels voor de regelitems en interne en externe audits en belastingaangiften kunnen moeilijk te ontcijferen zijn. Werken in een open boekbeheersysteem dat stafmedewerkers toegang geeft tot dit soort informatie kan onbedoelde gevolgen hebben. Medewerkers kunnen verkeerd begrijpen wat bepaalde cijfers betekenen of misverstandsverklaringen verkeerd interpreteren, wat leidt tot verwarring of bezorgdheid. Om effectief te zijn, moet open boekbeheer niet alleen de boeken openen, maar ook uitleggen wat de cijfers betekenen op een manier die medewerkers kunnen begrijpen.
Overdelen van financiële gegevens
Open boekenbeheer is niet noodzakelijkerwijs een vrijblijvende oplossing waarbij iedereen in het bedrijf op elk moment alle financiële documenten kan bekijken. Bedrijven bieden doorgaans verschillende niveaus van openbaarmaking, wat voor het management lastig kan zijn om te beslissen en te overzien. Er kunnen conflicten zijn over welke werknemers rechten hebben en welke niet.
Verduistering van informatie
Een open systeem voor boekenbeheer kan een bedrijf in een nadelige concurrentiepositie brengen, vooral als een werknemer belangrijke financiële cijfers deelt met concurrenten of informatie gebruikt als hefboom voor zijn eigen doeleinden. Het verkrijgen van niet-openbaarmakingsovereenkomsten die door werknemers zijn ondertekend, kan tijdrovend zijn en zelfs een onopzettelijke fout in de verkeerde situatie kan verwoestende gevolgen hebben voor het vermogen van een bedrijf om te concurreren. Dit kan ook een bedrijf openen voor mogelijke problemen met klanten en leveranciers, die mogelijk niet willen dat hun financiële gegevens worden getoond.
Moraal beheren
Terwijl het openen van de boeken voor stafleden een gevestigde interesse in het welzijn van het bedrijf kan creëren, hebben slechte financiële cijfers mogelijk een negatief effect op het moreel. Medewerkers die zien dat het bedrijf worstelt, vrezen misschien voor hun baan en proberen elders te verhuizen als het lijkt alsof het bedrijf in de problemen zit. Als alternatief nodigt een gezonde bottom line uit tot verhogingen, verhoogde winstdeling of andere verdeling van de rijkdom die mogelijk niet past in de langetermijnstrategieën en -doelstellingen van het bedrijf.
Interne strijd
Problemen met betrekking tot inkomsten, salarissen en bonusstructuren kunnen worden blootgelegd in open boekbeheer, wat leidt tot onderlinge conflicten tussen werknemers. Als u bijvoorbeeld besluit om werknemersbonussen na een winstgevend jaar te laten vervallen, kunt u verwachten dat de beslissing wordt genomen door stafmedewerkers die kennis hebben van het verdienen van rapporten. Evenzo, als uw topbestuurders forse discretionaire uitgavenrekeningen hebben, terwijl uw administratief personeel een verzoek om nieuwe computers wordt geweigerd, kan dit leiden tot afwijkende meningen.
