Codering in de boekhouding is het toewijzen van cijfers of letters aan gegevens om een snelzoekdatabase te creëren. Boekhoudingscodes zijn niet universeel omdat elke accountant, accountantskantoor, instelling of bedrijf zijn eigen coderingssysteem kan creëren in de boekhouding die is afgestemd op zijn eigen organisatorische behoeften. Sommige soorten codering zijn eenvoudig en ongecompliceerd, terwijl andere een handleiding vereisen om te interpreteren.
Mnemonic Coding
Mnemonic codering in de boekhouding maakt gebruik van afgekorte letters die staan voor een volledig woord. 'ACCT' kan bijvoorbeeld staan voor 'account', 'DT' voor 'date' of 'GTL' voor 'grand total'.
Sequentiële codering
Ook seriële codering genoemd, sequentiële codering in de boekhouding gebruikt getallen die een opeenvolgende volgorde hebben. In een boekhoudingsboek kan een opeenvolgende code langs de zijkant van de pagina lopen met een op elke nieuwe regel. Een voorbeeld van een sequentiële code is 00, 01, 02, 03 enzovoort.
Hiërarchische codering
Net als bij een Dewey decimaal classificatiesysteem van een bibliotheek, zijn hiërarchische codes die waarmee een accountant zich oneindig kan uitbreiden, indien nodig, op een manier die gestructureerd en logisch is. Als een accountant bijvoorbeeld een hoofdsectie in haar boekhoudsysteem wilde maken, zou ze een nummer aanduiden met elke sectie zoals '808 activa' en '809 verplichtingen'. Vervolgens, als ze subsecties wilde maken, zou ze doen dus met het gebruik van een decimaal, zoals "808.01 Financiële activa." De accountant zou desgewenst subsecties aan elke subsectie kunnen toevoegen, zoals "808.01.001 Financiële activa voor 2001-2002."
Blok codering
In de boekhouding verwijst blokcodering naar nummers die een persoon kan toewijzen aan algemene boekhoudkundige termen tijdens de boekhouding. Als een blokcode bijvoorbeeld "5.000: Vaste activa, 6.000: aandelen" luidt, is het blok van 5.000 exclusief voor alles dat te maken heeft met vaste activa. Omdat deze codeblokken 1000 cijfers van elkaar verwijderd zijn, kan een persoon maximaal 1000 subblokcodes of subcategorieën toevoegen.
Gefacetteerde codering
Een facettencode in de boekhouding is een reeks gegroepeerde nummers die verschillende rubrieken vertegenwoordigen die een accountant mogelijk gebruikt. Als een accountant bijvoorbeeld de boeken voor een winkellocatie bewaart, kan zij aangeven dat Facet 1, of groep 1, de verschillende afdelingen binnen de winkel vertegenwoordigt; Facet 2 geeft de verschillende soorten kosten weer die de winkel zou kunnen maken; en Facet 3 bevat subcategorieën van Facet 2.
Binnen elk facet bevindt zich een sequentiële code die een ander item vertegenwoordigt. In het voorbeeld kan Facet 1 de volgende velden hebben: 00 Online verkoop, 01 Verkoop in de winkel en 02 retouren. Facet 2 kan de volgende velden bevatten: 00 Marketingkosten, 01 Kantoorbenodigdheden en 02 Arbeidskosten. Vervolgens kan Facet 3 een reeks blokcodes bevatten waarbij de nummers 0000 tot 01000 overheadkosten vertegenwoordigen, waarbij het nummer 0050 de kosten vertegenwoordigt voor de aanschaf van een internetdomein. Als de accountant daarom een facettencode gebruikte, zou de reeks getallen die de kosten vertegenwoordigt om de winkel online te promoten met een nieuwe website, "00 00 0050" zijn. Elke sectie van deze code vertegenwoordigt elk afzonderlijk facet: 00 (Online verkoop) 00 (marketingkosten) 0050 (kosten van internetdomein).
