Een VvE (vereniging van huiseigenaren) is een juridische entiteit die de bevoegdheid heeft om convenantwetten af te dwingen die door huiseigenaren zijn overeengekomen via een raad van bestuur. De meeste VvE's opereren in een stadshuis of een condominium-omgeving. Subdivisie-eengezinseenheden kunnen een VvA maken wanneer de ontwikkeling is geconstrueerd. Er zijn twee opties bij het beheren van een VvE: via een beheermaatschappij of via de huiseigenaren. Als de VvE wordt beheerd door huiseigenaren, bepaalde items en procedures die moeten worden beoordeeld en overwogen bij het beheer van de VvE.
Bestuursverkiezing
Aangezien huiseigenaren de verantwoordelijkheid voor het beheer van een VvE overnemen, is de eerste orde van zaken het instellen van een raad van bestuur. Dit wordt bereikt door een verkiezing te hebben voor de kantoren van president, vice-president, secretaris en penningmeester. Elke eenheid binnen de HOA heeft één stem. Als een huiseigenaar niet aanwezig is bij de verkiezing, kan hij zijn stem per volmacht of via een ander lid van de eenheid toesturen. Nadat de officieren zijn gekozen, moet een vergadering worden bijeengeroepen om de verantwoordelijkheden van de functionarissen te herzien en de statuten van de VvE te herzien. De statuten kunnen worden aangepast aan de nieuwe HOA-structuur met toestemming van de huiseigenaren.
Herziening van het verbond
Een HOA-convenant bevat details over het management of de verantwoordelijkheden van de directie waarbij de huiseigenaar betrokken is met betrekking tot items met betrekking tot interne en externe eigendomsaangelegenheden, fiscale verantwoordelijkheid en om ervoor te zorgen dat huiseigenaren voldoen aan de regels die zijn vastgelegd in de HOA-bestuursdocumenten. Als er geen convenant is vastgesteld, moet de raad van bestuur met de huiseigenaren samenwerken om een convenant te creëren dat billijk, geschikt en afdwingbaar is. Als het convenant eenmaal is vastgesteld, behoudt de raad van bestuur zich het recht voor om overtredingen die in strijd zijn met de regels binnen het convenant af te dwingen.
Juridische kwesties
In elke organisatie, zelfs een VvE, zijn er juridische kwesties die moeten worden overwogen, zoals beoordelingen, integratie en belastingrapportage. Wanneer een VvE wordt overgenomen door huiseigenaren, zijn deze items belangrijk. De VvE moet zijn geregistreerd bij het kantoor van de betreffende minister. Als de VvE is geregistreerd, moet de raad van bestuur ervoor zorgen dat de statusrapporten voor HOA-activiteiten worden bewaard en bijgewerkt. Als de VvE niet is geregistreerd bij het kantoor van de betreffende Secretary of State, moeten de raad van bestuur en huiseigenaren organiserende artikelen opstellen waarin het doel en de activiteiten van de VvE worden vermeld. Problemen met boekhouding en belastingaangifte zijn van cruciaal belang voor de werking van een VvE. Als de VvE een boekhoudsysteem heeft, moet een financiële auditor worden ingeschakeld om boekhoudrapporten en belastingdocumenten te onderzoeken voor naleving door federale en staatswetten.
HOA-training
Een van de problemen van huiseigenaren die een VvA overnemen, is een gebrek aan opleiding en tijd. Veel huiseigenaren zijn niet vertrouwd met het organisatieproces of hebben geen tijd om deel te nemen aan de HOA. Gekozen bestuursleden hebben mogelijk niet de expertise om vergaderingen te houden, plannen op te stellen en hebben mogelijk niet de vaardigheden die nodig zijn om te communiceren met andere bestuursleden en huiseigenaren. HOA-training is beschikbaar voor huiseigenaren en bestuursleden op verschillende gebieden van HOA-activiteiten, variërend van de training van bestuursleden tot de oprichting van een levendige HOA-community.
