Veel bedrijven faciliteren de productiviteit van hun medewerkers door laptops van het bedrijf uit te geven voor individueel gebruik. Verkopers, servicemonteurs en andere werknemers die off-site werken, profiteren vooral van het hebben van een draagbare computer om bestellingen mee af te handelen en klanten van dienst te zijn. Jammer genoeg voor bedrijfseigenaars, zijn draagbare computers ook onderworpen aan verlies, schade en diefstal. Om deze zorgen weg te nemen, voeren bedrijven laptopaudits uit om na te gaan hoeveel laptops ze in bezit hebben, wie ze hebben en in welke staat ze zich bevinden.
Items die je nodig hebt
-
notitieboekje
-
Pen of potlood
Controleer de inkooprecords van uw bedrijf om te bepalen hoeveel totale laptops het bedrijf heeft gekocht en 'bij de hand' moet hebben. Let bij elk inkooprecord dat u aantreft op de fabrikant van de laptop, het modelnummer en vooral het serienummer.
Bepaal waar elke laptop momenteel moet worden gevonden en welke laptop aan welke medewerker is toegewezen (indien mogelijk). Dit kan vereisen dat werknemers hun laptops in moeten nemen voor registratie, vooral als de records niet werden bijgehouden op het moment van aankoop. De kantoormanager of IT-manager van een bedrijf kan ook van onschatbare waarde zijn bij het bepalen van de dispositie van elke door het bedrijf aangeschafte laptop. Let op laptops die in de loop van de tijd uit dienst zijn genomen.
Vergelijk de serienummers van elke gekochte laptop (uit de inkooprecords) met de nummers op elke afzonderlijke laptop, zodat elke laptop kan worden bijgehouden voor een specifieke medewerker. Hiermee wordt voorkomen dat gestolen of beschadigde laptops worden geruild voor een andere. Het is ook belangrijk om elke laptop afzonderlijk te volgen, zodat u de levensduur ervan kunt volgen.
Voer een standaard diagnoseprogramma uit op laptops, terwijl u ze fysiek beschikbaar hebt. Dit helpt ervoor te zorgen dat ze werken aan topprestaties. Gratis programma's zoals Glary Utilities, Advanced SystemCare Free en Everest Ultimate edition zijn beschikbaar om online te downloaden. Noteer de datum van uw diagnostische tests, zodat de functionele status van elke laptop wordt gedocumenteerd tijdens uw audit.
Traceer ontbrekende laptops door een chain of custody te creëren. Enkele vragen die u moet stellen, zijn onder meer: Wie heeft er getekend? Wie was verantwoordelijk voor de afgifte ervan? Aan wie is het uitgegeven en hebben ze het ontvangen? "Raadpleeg het beleid van uw bedrijf met betrekking tot werkplekeigenschappen voor stappen wanneer laptops ontbreken of beschadigd zijn.
Geef alle medewerkers een machtiging om een ontvangstbewijs te ondertekenen.
