Zelfs als je besluit dat een kandidaat niet gelijk heeft voor de functie, is het in het belang van de organisatie om hem respectvol af te wijzen. Hij past misschien goed bij een andere positie verderop, of hij kan zelfs een potentiële klant zijn. Bovendien reist het woord snel, en als een sollicitant vindt dat uw bedrijf hem slecht heeft behandeld, kan hij zijn frustraties uiten op sociale media, waardoor het imago van de organisatie mogelijk wordt aangetast.
Zet het op schrift
Een telefoontje lijkt misschien persoonlijker, maar het kan ook een lastige situatie creëren. De kandidaat weet misschien niet hoe te reageren, kan u ondervragen over uw redenen om hem te weigeren, of reageren op een manier die hij later betreurt. Dit zou alle kansen kunnen schaden om de kandidaat een goede indruk te geven van het bedrijf of de deur open te zetten voor een mogelijke toekomstige relatie.Als u een e-mail verzendt, kunt u de tijd nemen om het juiste bericht samen te stellen en kan de aanvrager de tijd nemen om de informatie te verwerken en zijn gedachten verzamelen voordat hij antwoordt.
Leg uw redenen uit
Sommige bedrijven verbieden managers om te onthullen waarom ze ervoor kozen om niemand aan te nemen. Als uw organisatie het toelaat, richt u dan uitsluitend op de functie-eisen waaraan de kandidaat niet heeft voldaan. U bent bijvoorbeeld misschien op zoek geweest naar iemand die bekwaam was in een bepaald softwareprogramma, of terwijl u onder de indruk bent van zijn managementervaring, heeft hij slechts vijf tot tien werknemers in dienst en moet hij een groter personeel beheren.
Reageer prompt
Hoe langer je een sollicitant laat wachten, hoe angstiger hij zal worden en hoe meer overstuur hij zal zijn als hij uiteindelijk een afwijzing ontvangt. Als u hem op de hoogte brengt zodra u een beslissing neemt, voelt de kandidaat zich meer gerespecteerd en kan hij snel doorgaan met deze zoektocht naar een baan. U hoeft niet te wachten totdat u uw definitieve beslissing neemt om kandidaten op de hoogte te stellen. Als je na een sollicitatiegesprek weet dat een kandidaat niet in orde is, stuur hem dan binnen een dag of twee een e-mail in plaats van dagen of weken wachten tot je iemand inhuurt. Als je iemands cv leest en hem snel uitschakelt, stuur dan onmiddellijk een korte e-mail.
Houd het positief
Afwijzing steekt altijd, maar hoe u de boodschap overbrengt, kan de slag verzachten. Bedank de persoon voor zijn interesse in de baan en uw bedrijf. Als je hem hebt geïnterviewd, vermeld dan dat je het leuk vond om hem te ontmoeten. Complimenteer iets over zijn ervaring, kennis of talenten die indruk op je maakten. Als je hem in een andere hoedanigheid bij het bedrijf kunt zien werken, zeg hem dan dat je hem in gedachten houdt of nodig hem uit om andere functies bij het bedrijf aan te vragen. Als u denkt dat hij goed bij een andere afdeling of een andere organisatie past, vraag dan of u zijn naam kunt geven aan de personeelsverantwoordelijke of leidinggevende daar.
