Van de gangen en klaslokalen van het hoger onderwijs tot de directiekamers van het Amerikaanse bedrijfsleven, verklaringsbrieven dienen talloze doelen op het gebied van communicatie. Zoals de naam al aangeeft, verklaart de brief iets. Het kan ook worden beschouwd als een verklaring van feiten, een aankondiging of een verduidelijking. Soms is een kwestie in geschil of geld of staat er een reputatie op het spel. Om welke reden dan ook, schrijf een verklaringbrief voor uw organisatie, neem een verstandige en logische toon aan, blijf geconcentreerd en houd de brief kort en bondig.
Vermeld de verklaring Letter Purpose
Vermeld uw doel bij het schrijven van de verklaringbrief. Stel bijvoorbeeld dat u een verklaring aan het schrijven bent aan uw werknemers om de lancering van een nieuw product of een nieuwe dienst aan te kondigen. Verspil geen tijd aan het ter zake komen: "Ik schrijf om aan te kondigen dat ABC Vitamin Company na vier jaar intensieve studie en onderzoek op 17 februari een nieuw spijsverteringssupplement, Quell, gaat lanceren."
Vul de details in
Geef andere relevante details van de aangifte. In dit voorbeeld wilt u misschien vermelden hoeveel de toeslag zal kosten en waar deze wordt verkocht.
Plan tijd om vragen te beantwoorden
Anticipeer op de behoeften van uw doelgroep - in dit geval uw werknemers. Ze willen weten hoe de verklaring - de productlancering - hen beïnvloedt. In plaats van uw brief met details vast te maken, wilt u misschien een vergadering bijeenroepen om het product te onthullen en vragen te beantwoorden. Geef de tijd en datum van zo'n vergadering in uw brief op en geef aan of deelname facultatief of verplicht is.
Sluit de verklaring
Sluit uw verklaring op een praktische brief, rekening houdend met uw bedrijfscultuur en de huidige dynamiek. U wilt misschien een stap vooruit zetten, met een voorspelling van wat de verklaring - de productlancering - voor uw bedrijf kan betekenen. U kunt een oproep tot actie doen of de stappen die u van werknemers verwacht vanwege de aangifte. Of, als u weerstand voelt aan de horizon, spreekt u de hoop uit dat uw organisatie bijeen zal komen om de bron van de verklaring tot een succes te maken.
Werk dingen af door de ontvangers te bedanken voor hun tijd. Directe tussentijdse vragen stellen aan hun directe leidinggevende of beter nog, direct aan u, om een geest van samenwerking te boeien.
Voer een grondige proeflezing uit
Een verklaring van belangenverklaringen wordt vaak een onderdeel van de geschiedenis van een bedrijf - en kan op de website worden geplaatst zodat buitenstaanders dit kunnen zien. Als zodanig zou het een bron van trots en vastberadenheid moeten zijn. Geef jezelf de tijd om je verklaringbrief opnieuw te lezen, bewerken en herzien. Vraag een vertrouwde collega of vertrouweling om uw brief te herzien en hun opmerkingen en opbouwende kritiek uit te nodigen. Maak van uw verklaring een voorbeeld om anderen te inspireren.
