Als werkgever moet u op de hoogte zijn van de staats- en federale wetten die bepalen welk type informatie moet worden bewaard in personeelsdossiers. Sommige van de vereiste personeelsdocumenten bevatten persoonlijke contactgegevens voor de werknemer, werkstatus, salarisinformatie en prestatie-informatie.
Werkgelegenheidsinformatie
Werkgelegenheidsinformatie in een personeelsdossier komt meestal in de vorm van de sollicitatie of nieuw huurpapierwerk. Het bestand kan ook een kopie bevatten van de brief met het werkaanbod aan de werknemer en een ondertekende ontvangstbewijs van de werknemer die bevestigt dat hij een kopie van het werknemershandboek van het bedrijf heeft ontvangen. Hoewel het personeelsdossier voor een medewerker een geboortedatum moet opnemen met het oog op uitkeringen, is het onwettig om deze informatie te verkrijgen om te gebruiken bij het bepalen of het individu al dan niet wordt aangenomen.
Werk status
Werkstatus is de wettelijke documentatie die bewijst dat de werknemer in staat is om in de Verenigde Staten te werken. Als bewijs van werkstatus moet een personeelsdossier een kopie van de socialezekerheidskaart van de werknemer bevatten. Als de werknemer geen staatsburger is van de Verenigde Staten, moet een ingevuld I-9-formulier (de niet-Amerikaanse staatsburger gelijkwaardig aan een W-4-formulier), een kopie van het paspoort van de werknemer en een kopie van het werkvisum van de werknemer worden opgenomen in het personeelsdossier van de werknemer.
Loonlijst
Een ander hoofdbestanddeel van een personeelsdossier is de loonlijst. Een werkgever moet een up-to-date Federaal W-4-belastingformulier bijhouden. Naast het W-4-formulier kan een personeelsdossier ook timesheets bevatten voor de loonperioden waarin de werknemer werkt. Als de werknemer legaal geld heeft dat aan zijn loon is ontleend, moet het rechterlijk bevel of de kopie van de bepaling ook in het personeelsdossier staan.
Prestatiegegevens
Prestatiebeoordelingen vormen een ander integraal onderdeel van een personeelsdossier. Deze kunnen bestaan uit kopieën van de professionele doelen van de medewerker en beoordelingsgesprekken die zijn geschreven door de supervisor of manager van de medewerker. Indien van toepassing bevat het personeelsdossier ook berispingen of waarschuwingen die de werknemer ontvangt tijdens zijn tijd bij het bedrijf.
Belastinggegevens van de staat
Als de staat waarin u uw bedrijf exploiteert statentaksen heeft, moet u een W-4-formulier voor bronbelasting handhaven. Vergelijkbaar met het federale W-4 belastingformulier, moet het staatsformulier up-to-date worden gehouden en worden bijgehouden in het personeelsdossier als een back-uprecord voor juiste aftrekkingen van het salaris van de werknemer en in geval van een audit door de IRS of de staat belastingdienst.
