Boekhoudafdelingen "sluiten" de boeken gewoonlijk aan het einde van een boekhoudperiode, meestal maandelijks. Kwartaal- en jaareinde-afsluitingen zijn met name van belang omdat deze periodes ook de rapportagetermijnen van effecten en Exchange-commissies voor beursgenoteerde ondernemingen weergeven. Financiële rapporten worden gegenereerd aan het einde van het kwartaal en aan het einde van het jaar voor gebruik door management en aandeelhouders om de polsslag van het bedrijf te nemen. Waar accounts "in de buurt" zijn, hangt af van de aard van het gebruikte boekhoudsysteem en het type rekening.
Account sluitingen
Aan het einde van elk boekjaar werken accountants om de tijdelijke accounts voor de periode te sluiten. Elk account wordt ingevoerd in het grootboek waar de permanente of echte rekeningen worden bijgehouden. Echte rekeningen zijn die welke worden gedefinieerd door wat op de balans staat: activa, passiva en eigen-vermogensrekeningen. Deze rekeningen sluiten nooit, omdat hun saldo wordt overgedragen naar de volgende periode. Tijdelijke accounts beginnen elke maand met een nul-saldo na het sluiten.
Distributie-, omzet- en onkostenrekeningen
Distributie-, omzet- en onkostrekeningen zijn rekeningen die worden gebruikt om informatie te verzamelen gedurende de periode waarvan het eindsaldo voor de maand wordt afgesloten met de betreffende vaste rekening. Elk van deze accounts begint aan het begin van de maand met een nul-saldo en wordt na het overbrengen van de activiteit van de maand in de vorm van een getal, nagezonden tijdens het sluiten. Omzetrekeningen omvatten alle opbrengsten gegenereerd voor de specifieke periode. Onkostendeclaraties omvatten alle verschillende uitgaven die onafhankelijk zijn gecategoriseerd, zoals huur, nutsbedrijven, loonlijst en meer. Verspreidingsrekeningen behandelen uitkeringen aan aandeelhouders en worden beschouwd als "eigen vermogen" -rekeningen.
Distributie rekeningen
Een distributieaccount vertegenwoordigt de activiteit van distributies die gedurende de maand zijn gedaan. Dit kan aandelenbetalingen aan aandeelhouders of dividenden aan aandeelhouders omvatten. Distributie-accounts dicht bij de ingehouden inkomstenrekening. Maandelijkse activiteit wordt vastgelegd in de distributierekening en aan het einde van de boekhoudperiode ingevoerd in de ingehouden winstrekening. De distributieaccount (deze kan met elke naam worden genoemd, afhankelijk van het boekhoudsysteem van het bedrijf) start de maand met een nulsaldo. Als er geen activiteit is in de maand, wordt niets overgedragen. Als er activiteit is, wordt het eindsaldo overgedragen naar de ingehouden inkomstenrekening.
Ingehouden inkomsten
De ingehouden winstrekening vertegenwoordigt het eigen vermogen van de aandeelhouders van een bedrijf. Het is een permanente rekening die is begonnen op het moment van de oprichting van het bedrijf en omvat de cumulatieve inkomsten van het bedrijf verminderd met eventuele uitbetalingen aan partners en aandeelhouders. Elke maand sluit de verdeling van de aandelenbetalingen op deze rekening. Het saldo in dit account is wat het bedrijf heeft verdiend, maar nog niet aan aandeelhouders heeft betaald. Aandeelhouders kunnen ervoor kiezen om geen dividendbetalingen te ontvangen, en zij kunnen toestaan dat hun voorraadwaarde in plaats daarvan toeneemt. De ingehouden winstrekening wordt van jaar tot jaar overgedragen en dankzij een creditsaldo op deze rekening kan het bedrijf zich financieel positioneren om aan de stijgende kosten van zakendoen te voldoen.
