Medewerkersparticipatie in vergaderingen is vaak belangrijk om consistente berichten naar het personeel van een bedrijf te sturen en om nieuwe en creatieve ideeën van personeelsleden te trekken. Het aanmoedigen van medewerkers om deel te nemen en bij te dragen aan vergaderingen, met name wanneer ze optioneel zijn, is echter niet altijd gemakkelijk. Het nemen van enkele stappen om zowel werknemers te informeren en te ondersteunen, als een aantal leuke activiteiten die worden binnengehaald, kan helpen bij het overtuigen. Met een track record van succesvolle vergaderingen, zult u merken dat werknemers zich vrijwillig zullen aanmelden om te komen.
Plan de vergadering op een tijdstip waarop de meeste werknemers beschikbaar zijn om deel te nemen en op een geschikte locatie. Het plannen van conflicten vormt vaak een belemmering voor het bijwonen van vergaderingen. Het verwijderen van deze barrière en het bieden van eenvoudige toegang tot de vergaderlocatie elimineert twee redenen die werknemers kunnen aanhalen om niet naar de vergadering te gaan. Als het onderwerp van de vergadering niet dringend is, moet u het plannen voor een trage tijd van het jaar waarin medewerkers niet bezig zijn met klanten of projecten. Op deze manier zult u meer kans hebben om niet alleen de aanwezigheid van de werknemers te krijgen, maar ook hun aandacht.
Benadruk de waarde van de vergadering voor medewerkers en informeer hen vooraf over het onderwerp. Deel een gedetailleerde agenda uit aan iedereen en markeer punten die vragen om medewerking van medewerkers. Werknemers zullen eerder een vergadering bijwonen als ze weten dat de input deels afkomstig zal zijn van zichzelf en hun collega's. Voeg als een aanvulling op de agenda alle informatie toe die werknemers nodig hebben om effectieve bijdragen te leveren.
Bouw een geschiedenis van effectieve vergaderingen die medewerkers graag bijwonen en tijdens welke hun inbreng is geluisterd. Deze geschiedenis maakt het gemakkelijker om werknemers te overtuigen om in de toekomst een vergadering bij te wonen. Luister tijdens discussies naar medewerkers en neem hun opmerkingen op in de notulen van de vergadering. Als wijzigingen zijn aangebracht als resultaat van iets dat een werknemer heeft voorgesteld, maak dat dan bekend. Zelfs als de opmerkingen van alle werknemers later niet worden gebruikt, moet u de algemene aard van alle bijdragen in de openbaar toegankelijke notulen erkennen, zodat werknemers kunnen zien dat ze zijn gehoord.
Neem hands-on activiteiten op tijdens vergaderingen, dus de verandering van tempo zal een stimulans zijn om deel te nemen. Als een trainingssessie wordt aangeboden op een nieuwe versie van de software van het bedrijf, vraag dan tijdens de sessie algemene kennismaking met trivia-vragen en pop-cultuurvragen en bied prijzen zoals snoepjes aan voor correcte antwoorden. Als u liever bij het onderwerp blijft, laat u de vergaderingsdeelnemers in groepen breken en werkt u aan oefeningen die van invloed zijn op wat ze leren. Geef prijzen aan de groep als eerste.Wees creatief met games en activiteiten om mensen geïnteresseerd te houden.
Bied prikkels om vergaderingen bij te wonen, zoals snacks en zelfs deurprijzen. Soms is de regel "refreshments provided" in een gedistribueerde agenda voldoende om werknemers naar een vergadering te laten gaan. Voor degenen die een beetje extra druk nodig hebben, kan de kans om wat bedrijfs-swag mee naar huis te nemen, de slag in de goede richting zijn.
