De meeste bedrijven bereiden een jaarlijks bedrijfsplan voor dat een financiële prognose bevat, ook wel een bedrijfsbudget genoemd. Het plan of budget is een managementtool om strategische richting aan het bedrijf te geven. Het laat zien welke stappen nodig zijn om de gekozen strategieën te implementeren - en hoeveel deze stappen of acties kosten - en voorspelt de inkomsten en winst die naar verwachting zullen voortvloeien uit de implementatie. Wanneer feitelijke financiële resultaten beschikbaar komen, meestal aan het einde van elke maand, worden deze resultaten vergeleken met de gebudgetteerde cijfers in rapporten over budgetvergelijking.
Voorbereiding
De werkelijke financiële resultaten worden opgesteld door de boekhoudafdeling van een bedrijf. De budgetten kunnen ook worden voorbereid door boekhouding of er kan een gespecialiseerde afdeling voor financiële planning en analyse zijn die verantwoordelijk is voor de budgetvoorbereiding. De budgetten zijn ontworpen om in hetzelfde formaat te zijn als de maandelijkse accounting statements, dus vergelijkingen van werkelijke resultaten met het budget zijn eenvoudiger. Deze systemen zijn doorgaans geautomatiseerd, dus zodra de budgetcijfers zijn ingevoerd, worden de vergelijkingsrapporten automatisch gemaakt zodra de boekhoudkundige informatie beschikbaar komt.
Waarde
Verschillen tussen gebudgetteerde en werkelijke cijfers onthullen belangrijke informatie aan het management van het bedrijf over hoe het bedrijf presteert. Idealiter was het budget zorgvuldig voorbereid, zodat het zo nauwkeurig mogelijk een voorspelling kon zijn van wat het bedrijf in het komende jaar zal kunnen bereiken. Wanneer de begrotingsvergelijkingsrapporten significante verschillen laten zien, betekent dit dat de veronderstellingen die zijn gebruikt om het budget voor te bereiden fout waren, of dat de bedrijfsomgeving is gewijzigd ten opzichte van wat was verwacht. De budgetvergelijkingsrapporten stellen het managementteam in staat om snel te identificeren waar de problemen zich voordoen.
Analyse en interpretatie
In grote bedrijven met veel afdelingen en meerdere afdelingen kan het volume van de geproduceerde boekhoudingen enorm zijn, wat betekent dat het volume van de rapporten over de begrotingsvergelijking ook groot is. Boekhoudkundig of financieel personeel neemt deze gegevens en stelt samenvattende rapporten op voor senior management om te beoordelen. Deze rapporten, die elke maand worden opgesteld, bevatten een verhalende bespreking van de resultaten en een analyse van de redenen voor de belangrijkste verschillen. Het rapport bevat grafieken en grafieken om de belangrijkste trends te illustreren die het topmanagement nodig heeft om te evalueren en te bespreken. In het geval dat de uitgaven hoger zijn dan het budget, moeten de analisten die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van de budgetvergelijkingsrapporten vaak teruggaan naar de boekhoudkundige journaalposten voor die periode om de specifieke redenen voor de verschillen te achterhalen. Het analyseren van omzetverschillen betreft het bepalen of de verkoop per eenheid lager was dan begroot of dat de gemiddelde prijs per eenheid minder was dan verwacht.
Corrigerende actie
Na beoordeling van de budgetvergelijkingsrapporten, moet het senior management bepalen of de afwijkingen voldoende groot zijn om te kunnen corrigerende maatregelen worden genomen. Een probleem is of de variaties eenmalige ongebruikelijke gebeurtenissen waren of deel uitmaakten van een terugkerend patroon. Als de verkoop van een product gedurende een aantal maanden onder het budget valt, kan een verandering in de marketingstrategie worden doorgevoerd om de verkoop weer op het goede spoor te krijgen. Als alternatief kan het tekort aan inkomsten te wijten zijn aan factoren die buiten het vermogen van de onderneming om te controleren vallen, zoals een algemene economische neergang. De reactie in dat geval zou kunnen zijn om de gebudgetteerde uitgaven te verminderen om de kloof tussen het budget en de werkelijke resultaten in de komende maanden te verkleinen.Het topmanagement richt zich hoger dan de begrote uitgaven door een ontmoeting met de managers van wie de afdelingen verantwoordelijk waren voor de verschillen en vroegen waarom ze zich voordeden.
