Het bijhouden van de inventaris is zeker niet een van de leukste onderdelen van het runnen van een productbedrijf. Het vereist hard handwerk (tillen, verplaatsen, tellen), papierwerk en veel tijd achter een computer. Het goede nieuws is dat wanneer u eindelijk uw voorraadvolgsysteem vaststelt, uw bedrijf veel efficiënter zal worden. U kunt trends in verkoop en retouren volgen, u weet wanneer het ideale moment is om meer producten te bestellen of te produceren en u kunt uw jaarrekening en samenvattingen aan het einde van het jaar sneller samenstellen.
Tel uw producten om de startvoorraad te bepalen. Zodra u uw definitieve cijfers hebt, categoriseert u uw inventaris eerst op productnaam en vervolgens op de andere specifieke kenmerken van de producten, zoals kleur, maat, datum of stijl. Als u bijvoorbeeld geborduurde T-shirts als voorraad heeft, wilt u deze categoriseren aan de hand van het bericht op het T-shirt, vervolgens op kleur en vervolgens op grootte. Dit maakt het gemakkelijker voor u om de inventaris op te sporen en te vinden die u nodig hebt.
Maak een spreadsheet in Microsoft Excel om de voorraad bij te houden als u minder dan tien soorten producten in voorraad heeft. Maak een nieuw werkblad voor elk product en begin met het inventariseren van het aantal voorraden. Verwerk op dat moment alle verkopen van elk product die volgens uw registerinformatie wekelijks uit gaan. Voeg nieuwe voorraad toe zodra deze binnenkomt. Pas het voorraadtotaal aan wanneer er productretouren zijn. Zorg ervoor dat u de datum naast elk item opneemt.
Als u meer dan 10 soorten producten hebt om te inventariseren, overweeg dan om in plaats daarvan een voorraaddatabase in te stellen in Microsoft Access (zie bronnen voor een koppeling naar een sjabloon die u kunt gebruiken). De database-inventarisatiesjablonen van Microsoft Access zijn aantrekkelijker, geautomatiseerd en gebruiksvriendelijker. Hiermee kunt u ook handige inventarisrapporten afdrukken om verkopen, voorraadtoevoegingen en retouren bij te houden.
Als u een winkelverkoper bent die veel verschillende artikelen verkoopt, koop dan professionele inventarisbeheersoftware om te integreren met een barcodescanner en het register (s) in uw winkel. Dit zal kostbaar zijn, maar de kosten wel waard, omdat het overweldigend en tijdrovend zal worden om een database handmatig bij te werken met zoveel items om bij te houden (zie bronnen voor een suggestie voor het bijhouden van voorraadsupdates). Als u een groothandel, distributeur of fabrikant bent die alleen met facturen werkt (geen rechtstreekse verkoop aan klanten), kunt u uw voorraad ook bijhouden met behulp van uw papieren factuurwerk.
Als u een winkelverkoper bent, voert u minimaal één keer per jaar een handmatige inventariscontrole uit om te zorgen dat de voorraad op papier overeenkomt met de voorraad in de winkel. Vanwege krimp (diefstal) kunnen de cijfers drastisch verschillen als er geen regelmatige inventariscontrole wordt uitgevoerd. Wijzig de cijfers op uw computersysteem om krimp te weerspiegelen.
Tips
-
Als u een zeer grote winkel heeft, kunt u een extern bedrijf inhuren om uw handmatige inventariscontrole te komen doen. Ze zullen meestal hun werk doen nadat de winkel sluit en de nacht in gaat. Hoewel krimp absoluut een probleem is voor elk bedrijf, kan het bedrag dat u verliest worden afgeschreven, waardoor u een toekomstig belastingvoordeel krijgt. Dit is nog een reden waarom het zo belangrijk is om een regelmatige handmatige inventariscontrole uit te voeren wanneer u een winkelbedrijf exploiteert.
