Wanneer u een productie- of detailhandelbedrijf start, is een van uw taken voorraadbeheer en tracking. Als u uw voorraad niet goed bijhoudt, kunt u in een situatie terechtkomen waarin een klant uw product dringend wil kopen, maar niet beschikbaar is. Verlies niet het risico een belangrijke verkoop te verliezen; zoek een consistente, betrouwbare en eenvoudige manier om uw voorraad bij te houden.
Maak een nieuw spreadsheetbestand met een spreadsheetprogramma (zoals Microsoft Excel, Quattro Pro of OpenOffice Calc). Voer de naam en de SKU of het artikelnummer in van het product dat u wilt bijhouden in de bovenste rij van het werkblad.
Voer kolomkoppen in op de volgende beschikbare rij van het werkblad (moet rij 2 in het document zijn). Typ "Datum" in cel A2 (snijpunt van kolom A en rij 2) van het werkblad, "Voorraad In" (B2), "Voorraaduitgang" (C2), "Beschrijving" (D2) en "Totaal" (E2) als de kolomkoppen.
Typ de eerste voorraadtransactie op de volgende regel van het blad (rij 3). Dit is de hoeveelheid product die u aan de inventaris toevoegt om het trackingproces te starten. Vul elke kolom van die rij in per kolomkoptekst. Uw eerste invoer kan bijvoorbeeld 11/2/2010, 50 (inventaris in), 0 (inventaris uit), Nieuwe ontvangen bestelling (de beschrijving) en 50 (totaal in voorraad nu) zijn.
Ga naar de volgende rij van het blad (rij 4) en schuif naar de kolom "Totaal". Voer een formule in deze cel in om automatisch het nieuwe voorraadbedrag voor de volgende transactie te berekenen. De formule in dit voorbeeld zou "= E3 + (B4-C4)" moeten zijn (geen aanhalingstekens). Deze eenvoudige formule berekent de nieuwe voorraad voor de volgende transactie die u invoert in rij 4.
Voeg dezelfde formule toe in elke volgende rij onder de kolom "Totaal". In sommige spreadsheetprogramma's kunt u klikken op de rechterbenedenhoek van de cel met de formule en deze ingedrukt houden en met uw muis naar beneden slepen om de formule automatisch te kopiëren.
Ga verder met het invoeren van nieuwe transacties in uw nieuwe voorraadtracking-spreadsheet. U kunt vervolgens een nieuw werkblad maken voor elk product in uw inventaris.
